会计实务辅导：怎样进行报表定义

报表程序主要有三个系统:一是报表定义，即建立描述文件；二是报表输出，即根据描述文件计算打印报表、汇总表、分析表等各种报表；三是报表维护，是保证程序正常运行的辅助工作。
定义报表时，必须做好以下工作:首先要有空表的格式，即表的表头是什么，有多少列，列的名称，有多少行，表的末尾是什么。我们可以在屏幕上画一个空白表，保存到文件中。我们称这个文件为报告格式文件。二是要知道这个表中每一列数据是怎么来的。来源可以有两种:一种是从账户中获取某一科目的余额或金额或年初数，我们称之为“取数据公式”；第二种是从以前的报告或者其他报告或者这个表经过加减乘除计算出来的，我们称之为“计算公式”。这两个公式存储在两个文件中，一个叫做“检索公式文件”，另一个叫做“计算公式文件”。最后，需要对各列的交叉校验关系进行横向、横向、纵向的描述，存储在一个文件中，这个文件叫做“校验公式文件”。所以创建一个报表，有四个文件:报表格式、取数公式、计算公式、校验公式。因为这些文件描述了某个报表，所以统称为“描述文件”。
一个报告必须有四个文件来描述它。如果要生成多个报告，必须有许多描述文件。那么，用哪四个文件来描述同一个文件呢？为了将这些描述文件与实际打印的报表联系起来，我们需要建立一个表单信息文件，也就是让操作人员告诉计算机要打印哪个报表，使用哪个描述文件，所以我们需要建立一个管理文件，我们称之为“表单管理文件”。考试对你的成功会有很大的帮助
这样，在定义报表时，你需要建立五个档案，包括报表格式、取数公式、计算公式、校验公式、表格管理。
在定义会计报表时，还应注意以下两个问题:
第一，为方便数据检索，在设置会计科目时应设置更明细的科目。因为会计报表中有些栏目的数值是由一个或几个一级会计科目的余额相加而成的，例如资产负债表中的“货币资金”项目，是根据“现金”、“银行存款”、“其他货币资金”等科目的期末余额填列的。会计报表栏目中的一些数据只有经过分析才能填写。如现金流量表中的“固定资本折旧”项目，反映的是企业当年的累计折旧。本项目应根据属于当期并计入成本的“累计折旧”科目贷方发生额的折旧额分析填列。如果是手工记账，可以把账簿上的“累计折旧”科目翻出来，在编制报表时逐页查看。看汇总内容，可以去掉本年购入的旧机器设备等固定资产所包含的折旧结转金额，填入现金流量表。但是用电脑的时候情况就不一样了，很难根据总结来设定公式。从“累计折旧”的贷方金额，很难做出逻辑判断，哪个是本年计提的折旧，哪个是追加设备转入的折旧。因此，需要增设三个二级科目:计入成本的折旧、非经营用途计提的折旧、其他折旧的结转。编制现金流量表时，固定资产折旧栏可根据计入成本的折旧数填列。
其次，要仔细描述公式。除了主+、-、×、⊙、=等。，有<(小于)、>(大于)、≦(不等于)、≥(大于等于)、≤(小于等于)等逻辑运算符。定义中不应该有错误。还要注意数据检索的借贷方。例如，资产负债表中“总资产”的期初数等于“负债和所有者权益”的期初数；“总资产”的期初数等于“负债和所有者权益”的期初数；总资产的期末数应等于负债和所有者权益的期末数。