CIO让企业流程进入信息化管理轨道

企业信息管理的主要对象之一是企业管理过程。如何规范企业管理流程，符合信息管理的序号，是企业信息化项目管理的核心问题。如果这个问题能处理好，那么信息化工程就成功了一半。
众所周知，企业信息管理的一个主要对象是企业管理过程。如何规范企业管理流程，符合信息管理的序号，是企业信息化项目管理的核心问题。如果这个问题能处理好，那么信息化工程就成功了一半。
笔者担任企业CIO以来，负责过多个信息化项目。从办公自动化(OA)系统到企业资源规划(ERP)系统。我就是这样一路走来的，所以可以说我对这个工作流程的重要性有着透彻的理解。当然，对于如何将企业的管理流程纳入信息化管理的轨道，我也有一些体会。今天我在这里给大家提供一个有价值的建议，看看对你有没有帮助。【/br/】一、立足企业实际，做好工作流程的梳理工作
想要信息管理软件规范企业的工作流程。那么，我们CIO首先要做的，就是根据企业现有的情况，梳理工作流程。也就是说，企业把现有的工作流程一一列出来，然后根据企业现有的需求逐一整理出来。
例如，笔者最近将一个ERP项目分配给了集团旗下的一家制造企业。在项目推进过程中，作者与其他项目组成员一起，密切关注企业的业务流程。比如销售部门目前从事哪些业务，这些业务是否都有相应的工作流程。如果是，让实施顾问检查一下，看是否符合ERP系统管理的需要；比如参照ERP系统的标准流程，结合公司的实际情况制定。经过一个多月的流程，公司的主要业务有了相应的工作流程。
在这种情况下，后续的ERP系统配置、测试、培训等。可以按照这些工作流程逐一进行。逐步将企业的管理过程纳入信息化管理轨道。
在梳理流程时，我们需要做到以下几点:
首先，我们要建立所有主要业务的工作流程。对于员工日常工作中遇到的主要业务，要逐一建立相应的工作流程。如业务员、采购员、生产计划员等。，应该把自己平时的工作步骤一一记录下来。这样做的目的只有一个，就是要求员工以后办理类似的业务，只能按照这个流程来。不能根据自己的兴趣，随心所欲的处理。让用户建议工作流程是流程标准化管理的第一步。
第二，对工作流程的规定要细化。有些企业在制定工作流程时非常粗糙。如果制定了销售订单管理业务流程，则没有细分。图片上密密麻麻的图纸很多，员工看着好像很麻烦，那怎么按照这个处理呢？所以在做流程图的时候，要详细。例如，在制定销售订单管理流程时，有时，客户第一次下订单时，订单收据、样品订单等。，他们往往有不同的处理方式。当我们制定流程时，我们需要分别总结这些业务。这样，我们可以为客户提供一个清晰的流程图。现在员工收到客户对该产品的第一个订单，如何处理会准确地反映在图纸上。
第三，不要照搬手工处理流程。说实话，企业的手工操作流程和信息管理软件的标准流程是有一定差距的。很难说哪个准确。我的意见是，作为CIO，应该把各个部门的负责人召集到一起，然后把两个流程放到大家面前进行分析。哪个流程更合理，更符合公司实际情况，就采用哪个流程。如果你觉得两个都不合适，可以取长补短，把两个流程合并成一个新的。但是，当新的流程出现时，要求员工在未来遵循确定的流程。
总之，CIO想要将企业管理流程纳入信息化管理流程的轨道，第一步就是梳理流程。只有确定了这些流程，才能在后续工作中围绕这些流程在信息管理软件中实施。
第二，调整系统配置，在系统中强制执行工作流流程。
首席信息官在项目管理中有时会自欺欺人。有时候，他们对员工评价很高，以为即使流程没有通过系统标准化，用户也会自觉按照标准化操作办理相关业务。然而往往事与愿违。笔者之前也遇到过几次员工的“欺骗”。几经弯路，笔者明白，仅仅依靠员工的自觉，很难实现业务流程的规范化管理，使得企业管理流程步入信息化管理轨道。
和以前一样，笔者在企业维护ERP系统的时候，也多次遇到这种情况。比如在梳理流程时，规定采购订单必须在系统中审批后才能传真给客户。但在实际操作中，很多员工担心在企业收货前会有改动，所以采购订单没有及时审核。因此，一方面，在与供应商对账时，经常会发现客户的采购订单与系统中的采购订单不一致。这时候财务部门已经结账了，修改起来会比较麻烦。另一方面，有时仓库管理员会抱怨在仓库管理系统中找不到采购订单(他们只能在此模块中查询已批准的采购订单)。这个小错误给系统运行带来了很大的麻烦。
后来作者发现这个问题后，没办法，只好系统控制。通过系统配置，只有已批准的采购订单才能打印并传真给供应商。这样可以保证供应商收到的采购订单与系统中的采购订单一致，避免对账时两者不一致带来的麻烦。而且仓库管理员可以在供应商发货后及时收到信息。
类似的情况还有很多。这些“血淋淋”的案例告诉我们，CIO要想通过信息化管理软件实现企业流程的规范化管理，不能过于依赖员工的自觉。但是通过软件的配置，该过程的标准化得以实施。
第三，标准化操作中的重复、再重复、再培训
员工的“记忆力”往往不太好。如果不多次反复培训员工，员工往往会忘记如何操作。不管员工是患了“选择性失忆症”还是其他原因，CIO能做的就是加强对员工的培训。尤其是在项目开始的时候，更是需要反复反复，才能让企业的管理流程顺利纳入信息化管理的轨道。
比如笔者在某企业负责信息化项目时，就强调这种“重复性”的培训工作。记得这一次，我给员工做系统培训的时候，要求所有项目组成员每天花一个小时聚一聚。在系统中运行管理流程。连续两周，每天一小时跑四到五次。在这种情况下，当系统启动时，他们熟悉系统的操作和标准化流程。通过这种反复的培训，员工对新流程的理解加深了。可以帮助用户忘记以前的手工操作流程，接受新的标准化管理流程。
在培训过程中，为了提高培训效果，我们需要注意以下几个小问题。
第一，时间运行时，员工要运行整个操作流程。例如，对于销售订单流程，员工应该独立运行销售订单、生产、装运等。这样做的目的是让员工明白如果不遵守规定可能会给其他员工带来的麻烦。如果销售订单中的交货日期填写错误，将会对生产计划、装运计划等产生不利影响。这样可以无形中给他们增加一些压力，让员工注意数据的准确性。如果让员工明白自己的错误可能会给其他员工造成困扰，就可以在一定程度上约束他们。
第二，在训练的过程中，要不断总结。不是成功之母，总结才是成功之母。当用户在操作中发现问题时，这个“错误案例”应该在接下来的训练过程中真实地反映到训练环境中。笔者的做法是为部分员工的错误操作制作沙盘。然后，通过沙盘模拟，加深员工的印象。这样可以避免用户总是在同一个地方骑行。
第三，要重视新员工的培训。虽然，员工流动很正常。然而，这也成为了大多数CIO的难题。因为一个新员工来到公司后，要成为一个合格的信息管理软件使用者，往往需要很长的时间和精力。然而，这仍然是首席信息官必须面对的。笔者的做法是采取在职考核。我会把相关的培训光盘，模拟流程等资料放到网络上，让新员工自己学习。然后过一段时间再进行考核。帐号和密码会在检查后给出。否则无法进行系统的相关操作。