工程合同及工程档案管理制度

为进一步加强工程合同和工程档案的管理，提高工程合同和工程档案的管理水平，逐步实现公司工程合同和工程档案管理的规范化、制度化和科学化，特制定本制度。
1。本制度所指的合同文件是指公司在业务经营中形成的以项目为中心的信息总和。其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、合同文本(包括总承包和分包合同)、详细设计方案、工程会议纪要、工程联系单、工程签证单、竣工资料等。
二。合同档案管理的原则。合同档案由公司工程管理人员集中统一管理，确保档案的完整、齐全和有效利用。
2。工程管理员负责公司所有工程合同和档案的统筹、协调、组织、整理和保管，并负责监督和指导各工程项目部的合同和档案管理工作。
3。各项目部应建立完整档案的形成、积累、整理和归档的工作制度。
三。合同文件的移交。每个项目正式签订后，必须将合同原件交给合同管理小组和财务部存档。
2。项目经理应向合同管理团队移交一套完整的合同数据文件。
3。合同项目终止后，各项目部应将项目的所有技术资料收集成册，经公司领导审核后，具有长期保存价值的技术资料移交给合同管理人员。
4。移交的合同文件必须注明合同号，完整齐全，层次分明，符合其形成规律。
5。合同文件移交时，必须编制文件移交清单，并亲自清点。双方签字后，方可办理交接手续。
四。合同文件管理方法
1。合同文件根据项目的年份和性质进行分类和编号。
2。保存的合同文件每半年清理检查一次。如发生丢失或损坏，要查明原因，及时处理，并追究相关人员的责任。
3。档案管理人员应加强合同档案的统计工作，根据原始记录编制合同统计表。
4。合同管理小组应根据实际|审|审|需要编制合同文件检索工具，以便有效地进行合同文件的查询和利用。
5。各项目部和个人可在档案管理员办公室查阅合同文件。因工作需要确需外借查阅的，只能到合同经理办公室办理相关借阅手续，经公司部门负责人签字同意后，将复印件借给他们。原合同无特殊情况不得出借。
6。合同文件的保存条件应当采取防火、防潮、防虫等措施，确保合同文件的安全。
7。贷款人不得涂改、伪造或撕毁合同档案，违者将视情节予以处罚。
8。合同文件的保密性是保密的。任何人不得擅自向公众透露合同内容，违者将视情节予以处罚。