秘书资格考试公文写作技巧：公文写作试论

公文的含义
公文──公文。指机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成的各种文字材料，或文件。
公文的特点
第一，具有鲜明的政治性。
第二，有法定作者。合法作者是依法成立的，能够以自己的名义行使权利、承担义务的组织。
第三，具有法律权威和具体格式。公文作为机关的喉舌，可以代表机关说话，代表发文机关的法律权威。所以公文的下发一定要有统一的格式，不能各行其是。
第四，有实用价值。
公文的功能
一是具有上传、发布、交流信息的功能。
二是具有工作依据和证书的作用。
第三，具有宣传教育功能。
四。对人的行为有规范作用。
公文格式
公文格式一般包括:标题、主送机关、正文、附件、签发机关(或公章)、签发时间、抄送单位、公文标题、文号、密级、紧急程度、阅批范围等。
一.标题。公文标题由发文机关、发文理由、公文种类三部分组成，称为公文标题的“三要素”。如《燕化集团董事会关于表彰1997年度先进工作者的通知》标题中，燕化集团董事会为发文机关，“表彰1997年度先进工作者”为发文理由，“通知”为公文类型。文件的标题应准确、简要地概括文件的主要内容。公文的标题位于公文的开头，正文上端的中央。
二。主要运送器官。上级机关向下级机关发出的指示、通知、通告等公文称为一般公文，下级机关均为接收机关，即发文的主送机关；一般情况下，下级机关向上级机关报告或请示的公文，只由一个主送机关行文。如果您需要同时将它们提交给另一个权威机构，您可以发送一份彩色副本。正文一般写在正文之前，标题之下，顶行。
三。文字。这是公文的主体，描述了公文的具体内容，是公文最重要的部分。内容要求准确传达签发机关的有关方针、政策精神，文笔要简洁明了，实事求是，合乎语法，不要又长又乱。请示应该是一件事，而不是几件事。
四。发证机关。写在文字的右下方，也叫签名。当局一般写文件的全称。也可以盖章，不写发证机关。机关印章加盖在文件末尾中间，作为发证机关在文件上生效的凭证。
五、发行日期。公文必须标明签发日期，以表明公文何时生效。签发日期位于公文末尾，签发机关下方，略向右错开。投寄日期必须注明投寄日期的全称，以免日后检查时间出现困难。发文日期一般以领导签发的日期为准。六。关键词。一般把文件的核心内容归纳成几个短语，列在发文日期的最下方，如“人事任免通知”、“财务管理规定”等。短语之间不用标点符号，用黑体字标注，便于分类归档。七。抄报送稿单位是指需要了解本文件内容的相关单位。发送单位被上级机关列为副本，发送单位被本级或下级机关列为副本。复印单位的名称列在文件的末尾，即文件最后一页的底部。为了整洁美观，文末的复印单位、打印机构、打印时间一般用两行隔开，第一行打印关键字，第二行打印文号。八。文档标题。公文一般都有页眉，标明是哪个机关的公文。版头印有“×××年×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×日×月×日×月×日×日×月×日×月×日×日×月×日×日×月×日×日×月×日×日×月×日×日×月×日×日文件编号。包括总社代字、年号和顺序号。比如“国发[1997]5号”代表的是1997年国务院发布的5号文件。”国发”是国务院的代表字，“[1997]”是年号(年号要用方括号“]”)，“5号”是发文的序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的文号。编号位置:有文件头的地方，放在文件头上方红线中间，文件头下方；如果没有文档头，放在标题下的右边。编号的作用是统计发文的数量，方便公文的管理和查找；引用公文时，可作为公文的代号。
十、发行人。许多文档，尤其是请求或报告，需要印有签发人的姓名，以表明对所签发文档的责任。发行人要列在表头，即表头红线的右上方，序号的右下方，字体比序号略小。一般格式为“签发人:×××”。XI。保密级别。机密文件应当按照密级划分，分别标明“密”、“机密”、“秘密”字样。密级由发文机关根据公文内容涉及的密级确定，并据此确定送达方式，确保保密安全。分类位置:通常放在文件标题左上方的显著位置。机密文件应按份数编号，印在文件头左上方，以便检查和清除。
十二。紧迫性。这是对公文送达和送达时限的要求，分为“急”、“特急”、“特急”。标明紧急程度是为了引起特别注意，保证公文的时效性，保证紧急工作问题得到及时处理。紧急程度的指示通常放在标题左上方的明显位置。
十三。阅读范围。应根据工作需要和保密程度，明确规定部分公文的发送和阅读范围。通常写在签发日期下方，抄在单位上方左侧，加括号。比如:“(这一块)发到县团级”。行政性、事务性非机密公文，以及下级机关给上级机关的行文，不需要规定阅读范围。
十四。附件。这是指附在正文之后的文字材料，也是一些公文的重要组成部分。附件不是每个正式文件都有的。它们一般根据需要作为课文的补充说明或参考资料。公文如有附件，应在正文之后、签发机关之前注明附件的名称和数量。不能只写“附件如文字”或“附件x件”。
十五。其他人。文档可以横着写，也可以从左向右横着写。所有需要书写和复印的文件都要用钢笔或毛笔书写，严禁使用圆珠笔和铅笔，不允许复印。一般公文都是16开，左侧装订。
公文的关系
公文的关系是指发文机关与受文机关之间的关系。注意:
1。一般下级机关要遵循直接隶属关系，而不是越级。
二。写作套路:平行或非隶属机关之间应使用平行文(如函件、通知等)，但不应使用上位文(如请示、报告等)和下位文(如命令、指示、决定等)。
第三，要区分主送机关和抄送机关。向上级请示，不要同时抄送下级机关；对下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关。受双重领导的单位向上级机关请示时，应当根据内容指定主送机关和抄送机关，主送机关负责答复被请求的问题；上级机关向双重领导的单位行文，应当抄送另一个上级机关。
四。注意党政不分的现象。党务、政务要分开写，一切政府工作都要以政府名义写；凡是属于党委的工作，都要以党委的名义来写。
公文写作的基本要求
不同种类的公文有不同的具体要求和写作方法，但无论是哪种公文，都必须有以下共性:
第一，必须符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。
第二，要符合客观实际和工作规律。
三。公文的撰写和修改必须及时迅速，禁止拖延和积压。
四。文字和印章必须准确、严谨、生动、形象。注意:(1)条理清晰。公文内容要重点突出，结构严谨，层次分明，中心突出，一目了然。(2)文字要精炼，篇幅要短。(3)选词造句准确。要注意公文的提法和分寸，用词要准确反映客观实际，做到文如其名，恰如其分。(4)推理要符合逻辑。公文的观点要明确，概念要准确，切忌含糊不清，造成歧义，耽误工作。(5)句子要符合符文法，通俗易懂，注意修辞。不要随便发明一些难以理解的缩写词，使用通常使用缩写词的单位全称。。(6)正确使用标点符号。(7)序号的正确使用[1，(1)，1，(1)]。【/br/】五、应符合保密制度要求。
公文的种类
公文的种类称为语言。1981年2月，国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》将国家行政机关的公文分为命令、命令、指示、决定、决议、批示、通知、公告、通知、通报、报告、请示、批复、函件等九大类十五种。这些语言的行文与公文去向的关系可分为上写、平行写、下写:
上写——下级机关向下级上级机关发出的公文，如请示、报告等。
平行文——平行机关或非附属机关之间发布的文件，如通知、信函等。
以下文字──上级机关向下级机关发布的文件，如命令、命令、指示、决定、决议、指示、公告、通告、通知、通报、批复等。
燕化集团及其成员企业常用的语言只有五种:请示、汇报、通知、告知、发函。
请示汇报
一、请示。请示是向上级主管部门请示、答复、审批某项工作或问题时使用的公文。请示和报告的区别:请示是需要上级批复的文件，报告是不需要批复的文件。
(1)应该请示什么？
一般来说，你向上级请示的任何问题都应该属于以下几种情况:
1。属于主管上级单位明确规定你必须请示批准才能办理的事项。
2。不太了解现行的方针、政策、法令、规则、制度等。，并等待上级单位的明确答复来处理该事项。
3。工作中出现了新情况，但没有规律可循，有事项需要上级明确指示后才能处理。
4。因特殊情况，难以执行现行规定，需要上级机关重新批示后才能办理的事项。
5。因意见分歧不能统一，工作难度大，需要上级决定的事项。
6。有章可循，有法可依，可以工作。但是，由于严重的原因，为了防止工作中的错误，需要向上级咨询要检查的事项。
7。要按照上级的明文规定完成一项任务，就要上报上级审核。
(二)撰写请求书应掌握的三个要领:
1。详细准确地写下请求的理由。不仅要在标题中写清楚，还要在正文中写清楚，有什么问题要请示，为什么要请示上级。对特殊文章请示，以便上级及时回复。
2。明确提出本单位解决此问题的意见，供上级参考。意见应有理有据，必要时可引用现有相关政策规定。本单位意见有分歧的，要单独陈述不同意见的内容，进行分析比较，还要提出倾向性意见，供上级权衡批准。
3。对上级提出具体要求。包括希望根据某个方案给出指令；由于时间限制，或者情况严重，希望上级能尽快回复，甚至请在什么期限内回复；提交上级审批时需要注意或强调的问题，否则可能造成什么不良后果；在上级正式批准之前，建议上级同意暂时按什么原则工作；等一下。向上级提出上述要求的目的是为了得到上级及时准确的答复，但不要在书面上使用讹诈的字眼。
二。报告。这是一份声明文件。它的种类很多，按内容可分为专题报告、综合报告和总结报告；按时间可分为年报、季报、月报和工作进展报告。
为清晰起见，报告的起草方法一般可分为四部分:一、情况；第二，体验；第三，问题；四。以后的评论。如果是自我批评、自我反思的专题报告，也可以分为四个部分:一是情况；第二，原因；第三，责任；四。处理情况和意见。通知是一种广泛使用的文体。凡是需要特定机关和人员知晓和办理的事项，都可以通知。但你不能滥用通知，因为它很容易使用。
通知分为五种:提示性通知、指示性通知、一般性通知、会议通知、任免通知。通知只有三种:一般通知、会议通知和任命通知。
一、一般通知。当上级机关的有关事项需要下级机关知晓或办理时，如庆祝某个节日、设立、调整、合并或撤销某个机构、启用印章、纠正文件错误、要求下级机关报送有关材料等，都可以使用这种通知。这种通知，要把通知的事项说清楚，怎么处理，有什么要求。
二。会议通知。上级部门要召开比较重要的会议，一般都要提前通知所属相关单位，也就是会议通知。本通知应写得清楚具体，写明会议名称、主持人、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报名地点、需携带的材料及其他相关事项。如果这些事项解释不清楚，可能会影响会议的及时召开和正常进行。
三。任免通知。上级机关在需要下级机关了解下级机关领导人员的任免或上级机关的任免时，应发出任免通知。这种通知写得很简单。一般只要把决定任免的时间、机关、会议或文件写清楚，就可以规定任免人员的具体职务。
无论哪种通知，都要注意以下几点:
第一，通知一般要有一个符合标题“三要素”(即签发机关、原因、语言)的标题，让人一看标题就知道是什么或要求做什么。有些权威机构干脆用“通知”作为标题，这是不准确的，应该尽量避免，不应该提倡。
第二，被通知公司是文件的主要送达公司，有些通知往往不写明被通知公司，这是不合适的。
三。如被通知事项需要被通知单位尽快知晓，可在“通知”前加“紧急”二字，即常见的“紧急通知”。
通报
通报是向下属单位通报工作情况、经验教训、好的坏的典型事例等的文件。
通报的作用是沟通消息，交流信息，使有关单位和组织了解工作进展，树立全局思维，安排好自己的工作；或者让他们借鉴外地和别人的经验，见思奇，推动自己的工作；或者让他们吸取其他地方和其他人的教训，引以为戒，警惕类似问题的发生。所以在写这类公文的时候，要放眼全局，把握报道内容的普遍意义。事实要准确，时间、地点、人物、数据、事例、背景都要写清楚。目的要明确，科学总结原因、影响、经验教训，使人得到教训。
通知以叙述的方式编写。总的要求是叙述要清晰简洁。
字母
字母，即字母；公函就是公函。是上下级机关、平行机关或非隶属机关在协商联系工作、询问和回答问题时使用的文体。信的特点是不受公文的严格限制。如果不使用公文标题，可能不会编文号，有时也可能不会拟标题，所以使用起来极其简单。
一般情况下，公函可以通过以下方式使用:
一是下级机关向上级机关请示一般性事项，或者上级机关答复或者督促下级机关办理相关事项。
二。平行机构或非附属机构之间协商相关事宜，
III。用信件通知一般事务。公函也常用于通知召开全体会议，要求下级机关提交某一材料，或统计一些数字。
四。向上级请示小事也常用在书信中。
信件可以通过书写、复印、打印和传真的方式传递。
政府机关公文的签发程序
以政府机关名义签发的各类文件，一律按以下程序办理:
发文单位的文稿
送机关办公室审核
交领导审核签发
登记机要人员编号
打字、校对、 打印装订
机要人员随打印留存
发文单位发文[/br]一个称职的办公室主任应具备以下素质:
第一，有正确领会领导意图的能力。 领导的意见和批示一般由办公室主任上传下达。因此，办公室主任必须正确理解领导的意图，才能准确上传下达领导的意见和指示。
二是具备组织大型会议和活动的组织能力。大型会议和大型活动一般由办公室组织，需要办公室主任做详细的计划和周密的安排，包括会议通知、材料准备、场地布置、住宿安排等。所有涉及到的小细节都必须安排得非常周到，否则工作就会耽误。
三。妥善处理事务的能力。因为办公室主任有时会代为处理事务，无论是领导交办的事务，还是其他非领导交办的机关事务，都必须一一妥善处理，不能因为事务处理不当而损害领导的形象。
四。有很强的文字驾驭能力。办公室主任不仅要做会议纪要、综合文字材料等简单的撰写工作，更重要的是参与审定或亲自撰写领导讲话文稿，审核、修改以机关名义发出的各类文稿。所有这些出版的文字材料都代表了机关的形象。所以办公室主任要有很强的驾驭语言文字的能力，不断努力提高自己的写作水平。
第五，要有很强的综合、平衡、协调能力。办公室是具有综合、平衡、协调职能的机构，往往代表着综合情况、平衡关系、协调工作。因此，办公室主任要充分了解和掌握全局，从新的立场和角度做好全局工作。六。有一定的公关技巧。办公室主任经常接待来访、来访者，领导不在时要适当接待；当领导在场时，他们不应该篡夺主人的角色。当一个代表在外面工作时，他应该尽力克服一切困难，尽一切可能把事情做好。
七、要有超前的预测和咨询能力。有些事情是期望领导想到的，要提前做好准备；有些事情领导暂时没想到，但办公室主任已经想到了，所以提醒领导；办公室主任在领导某件事情的时候，要注意学习领导的处理方法，把自己放在自己思考如何处理这件事情的位置上，必要的时候还可以给领导当参谋，出谋划策。