秘书技巧心得：速记在秘书工作中的应用

“秘书参政议政”是领导的助手和参谋。信息在秘书工作中起着至关重要的作用。广泛、丰富、及时、准确地储存信息，迅速、有效地提供和利用信息，是秘书工作的重要内容和突出特点。
秘书工作的这一特点决定了速记能力对秘书工作和秘书人才的重要性，也决定了速记在秘书专业教育中的重要地位和作用。
一、速记的重要作用
速记是现代快速写作技巧的科学，属于语言学的范畴。他在秘书工作中的重要作用可以从以下几个方面来论述。
(一)记录口述文稿
在一些社会生产和科学技术发达的国家，口述、秘书速记、校对修改、领导签字、即时印刷、及时签发执行等方式被广泛使用。写作时使用速记，不会因为记录跟不上而打断说话人的思路，影响他的情绪；口授文稿一气呵成，保证质量，加快写作速度，有助于提高管理的功能和效率。通常情况下，领导到办公室一两个小时就能处理几十封信，形成几份文稿。
我们的秘书工作者，如果普遍掌握速记技能，并且随着领导班子成员素质和水平的不断提高，也可以采用这种口述文稿的做法。那么，它不仅将大大提高我们部门的管理职能和效率，而且对于克服长期以来令人头痛的“山中会海”也将发挥重要作用。目前我们很多部门一季度末写年度计划还不算晚，去年的年度总结这几年写两三天也不奇怪。这种情况，和今天的时代，我们肩负的“四化”任务，极不相称。这种慢工出细活，效率差，实在令人担忧。
用速记比用汉字书写快三到五倍。秘书对速记的掌握更是如虎添翼，对工作非常有利。有这个能力的秘书，有领导水平的秘书，不如宝值钱，没有他哪儿也去不了。
我们党在延安时期非常重视速记。老一辈的革命家和领导人，如毛泽东、周恩来、刘少奇、朱德、任、陈云、张闻天等同志，讲话往往没有讲稿，风格各异。毛主席讲话时，经常拿一张纸，用铅笔写几个大字，使讲话滔滔不绝，妙趣横生。他们的很多重要文章都是根据当时的发言速记稿整理出来的。
在国外，在一些发达国家，用速记方式编写的著作和文献不计其数。如《列宁选集》、《西蒙诺夫的日与夜》、《卓别林传》、《巴黎公社的会议》、《*大本营“元首会议”的一些记录》等。，通过速记记录整理出来。再比如陀思妥耶夫斯基40万页的小说《赌徒》，作者与秘书安娜合作，用速记方式用26天写成。
(二)完整准确的会议记录
作为秘书，在会议和会谈中做记录是一项经常性的工作。在会议和会谈记录中仅记录出席、缺席、动议和决议是远远不够的。这种记录不能反映讨论过程和不同意见。事实上，记录一些会议和会谈的动态是必要的。便于领导研究问题和决策。速记可以帮助我们记下完整准确的会议情况。要记录整个会议，我们必须用速记。会议、会谈的纪要、决议、结论要完整、准确，这是速记的特长。
如果是国际会议，就说明了速记的方便性和重要性。1969年底，我在中国做日本商人谈判进口汽车的速记工作。在国际谈判中，有会谈，有翻译，可以用语言间隔记录空空余时间，记录起来更从容。如果你熟悉谈判国的语言，你会更得心应手，甚至可以随时纠正翻译的不准确。速记在对外会谈中可以发挥重要作用。
特别是传达上级领导的指示是有时效性的，这就要求我们必须快速准确地记录下来，这就更能体现速记的重要作用。如果是自己记录的交流，不需要翻译，直接根据速记符号阅读，快速准确。
做旁注，用速记，收集补缺，非常方便。比如一些重要的会议，如果领导因为某种特殊原因不能出席，秘书就要代听。可以用速记来记录会议的所有重要部分以供使用。据说陈炯明起义时，孙中山先生的三民主义手稿在广州的大元帅府被销毁了。当时孙中山忙得没有时间坐在办公桌前，就根据当时速记员所做的十几篇讲话的速记记录，整理出版了一本书。1979年，我的速记《于是之论表演》和《石光南论作曲》分别被《南方戏剧》和《人民音乐》采用并发表。
(3)在调查和面试中使用速记有很多好处。
根据自己掌握的材料，用速记符号拟定调查提纲，下去调查，可以有的放矢。在验证某个问题或做法时，很重要的一点是边提问边速记记录证人的原话，必要时重复证词，去伪存真，这对验证问题，得出正确的结论非常重要。同时，这种调查谈话既能集中问题，节省时间，提高效率，又能起到一定的保密作用。
面试，问、听、观察、写、想更重要。如果用汉字记录，会漏掉重要的文字和生动的语言；光顾着写，影响眼睛和思维。比如用速记的方式边做笔记边观察、思考、提问，得心应手，既能真正进行深度访谈，也能赢得时间描述场景，让访谈变得立体、直观。这样久而久之思维的反思能力和写作水平都会得到提高。
二、新技术、现代办公设备与速记的关系
毫无疑问，速记在秘书工作中起着重要的作用。在科技飞速发展的今天，有人认为高档视听设备、自动化办公设备层出不穷，办公手段日益现代化，可以取代速记，速记没有用。这是一个误解。录音机是看不见的，速记是看得见的，无声的。它们的功能不同，不能互相替代。此外，自动化和现代化的办公设备是为了提高办公效率。它们都需要高效能干的人来操作和控制，尤其是在一些重要的场合，有些机器设备是不允许使用的。可以说，对于有速记技能的人来说，视听设备、自动化、现代化办公设备的出现是绝配，而不是替代。【/br/】在日本、欧美等发达国家，如今视听设备广泛使用，但速记更为普及和发达。据美国1980年统计，专业秘书387.6万人，打字员120万人，都会速记。打字和速记是美国培养秘书人才的高校的必修公共课。上世纪40年代，苏联将速记列为高中生必修课，并在全国实行全国统一的速记方法。日本、西德、意大利、法国、波兰、芬兰、比利时等许多国家都有专门培养秘书的学校，速记被列为必修课。