质量管理体系在项目管理中的应用

加纳的一个排水渠道工程，是中国水电公司通过公开招标承包的土建合同。该项目合同金额为852万欧元，开工日期为1999年12月15日，竣工日期为2002年6月19日。在公司总部的支持和指导下，在项目组全体成员的共同努力下，项目终于提前三三个月完工，营业利润率13.5%。
在合同执行过程中，我公司秉承“向管理要效益”的信念，以ISO9002质量体系的核心精神为指导，结合项目的实际情况，逐步建立了一套适合项目特点的质量管理体系，为项目取得良好的经济效益和经营成果提供了基本保证。
作为该项目的负责人，笔者对质量管理体系在项目管理中的重要性和优越性有一些切身体会和感悟，愿借此文与同行交流。
以下重点介绍我们在本项目质量管理体系运行中深有体会的几个方面。
一、明确的责任划分和激励机制
俗话说，没有规矩不成方圆。项目管理体系的运行还依赖于有效的组织设计和完备的规章制度，也就是我们通常所说的“项目内部管理体系”。【/br/】首先，内部管理制度要让项目部的每一个成员都清楚自己在整个制度中的位置，应该做什么，程序是什么，出了问题会怎么样。同时也要了解项目部其他人员或部门的职责，知道超出自己工作范围的事情找谁解决。这样项目部自然会形成一个既有分工又有合作的有机整体，这种聚合效应是实现项目总体目标的根本保证。【/br/】其次，要实现对工期、成本、质量的有效控制，必须与个人的经济收入挂钩，并由相应的奖罚制度予以保障，否则项目部很难真正贯彻其意图。这应该是内部管理体系的重中之重。例如，在项目管理中，为了控制材料成本，在各阶段施工开始时，项目部将下达固定定额(一般包括油料定额、主材定额、当地劳务总承包等。)到每个团队，实行浪费罚款节约提成的经济奖罚方式，配合适当的行政处罚制度，督促项目团队的每一个成员都要关心各种资源的消耗，想尽一切办法减少浪费，提高效率。这样，在现场生产中逐渐形成了“人人关心成本，边计算边工作”的工作作风，从而实现了项目部材料成本控制的目的。
二。程序化工作
程序化工作程度是反映项目管理水平的重要指标。在实践中，我们认识到，减少运营管理的随意性，会明显提高项目的运营效率。实现工作程序需要项目管理部门从自身做起，逐步影响要求和要求来影响项目组其他成员按程序办事，逐步制定标准化的工作方法和程序。
程序化的工作方式不仅可以提高工作效率，还可以帮助项目管理部门有效控制项目质量和成本。例如，我们项目中材料采购的控制程序如下:
1。现场施工组长填写《物资需求申请表》，签字后报总工程师审批；
2。总工程师审核需求后，会交给保险团队核对库存；
3。如需采购，后方保障组确定采购数量，签字后提交项目经理审批；
4。后方保险队拿着账单到财务贷款购买，办理入库手续；
5。施工队伍必须办理领用出库手续。
以上程序看似复杂，但只要你习惯了，实际操作并不会耽误现场制作。相反，你可以严格控制浪费，减少重复采购和盲目报销的现象，同时让项目部及时了解材料采购状况，控制项目成本。
三。有效的控制方法
在按照满意的原则制定了项目的总体工作计划和相应的分计划后，更重要的是有效地监控计划的实施，以便在实施过程中进行修正和调整。
在本项目的实施过程中，我们主要坚持以下原则或做法:一切都要有书面记录；坚持项目例会制度；系统有序的档案管理。任何事情都有书面记录。
除了ISO9002质量认证体系的要求之外，FIDIC合同条款还要求一切都以书面形式记录下来。因此，重视施工过程的书面记录，实现责任可追溯，是国际承包工程管理的最低要求。
在这方面，介绍了本项目的一些具体做法，如:
1)项目部下达的阶段性施工任务均以书面形式发布；
2)总工程师负责记录现场施工日志，包括天气、生产进度、设备、人工和材料使用情况、现场出现的问题及解决方案、会议纪要等。
3)施工班组长自行记录各班组的工作进度和资源利用情况，并按规定格式向生产例会汇报；
4)物资采购人员应记录每天的采购情况，包括物品名称、单价、总价、使用部门等。，并定期输入电脑，月底上报项目经理。；各施工队上报油料和主材消耗情况，检查总结，及时解决问题；。
5)监理在现场发出的口头指令应做好书面记录，并签字认可；
6)如果施工现场发生任何有利于索赔的事件，立即做好记录，并及时向监理和业主发函，为以后的索赔做好准备。；
这些工作为项目部跟踪项目进度、减少口头纠纷、控制项目成本、创造额外的项目收入发挥了重要作用。
(2)坚持项目例会制度，实时监控项目运行情况。
定期召开项目会议，可以帮助项目部实时了解项目进展情况，及时解决新问题，协调新矛盾，从而显著提高现场施工效率和项目部的管理水平。
例如，在本项目中，除了阶段性的战役任务发布会和月度生产会之外，每周六下午的周会是控制和协调现场生产最有效的方式。周会的内容一般包括:
1)各班组汇报上周的情况，包括施工进度、油料消耗、主要材料消耗、存在的问题和困难；然后，根据活动计划，提出下周的工作目标和计划；最后，列出项目部需要解决的问题；
2)保安队和施工队检查材料消耗记录后，发现问题当场查明原因，及时纠正；
3)总工程师总结汇报工作完成情况，分析各小组战役计划完成情况，指出可能出现的延误和现场存在的施工质量安全问题；
4)与各部门负责人协商，对各团队提出的疑难问题提出解决方案，并分配资源。对于计划落后的部门，指出改进目标和方法，安排必要的资源供应。
(三)系统有序的文档管理
在总部管理部的指导下，我们按照ISO9002标准对文档进行了系统的分类，这样项目虽然有100多个各种类型的文件夹，但是在管理的过程中并不觉得费力，找文档也不再是一件苦差事。无论经理是否在场，都可以很快找到所需的文件。而且项目一旦移交，资料已经基本自动转换成档案，应该上交总部的档案可以随时打包带走，快捷方便，节省人力物力。
质量管理体系优越性的体验
实践使我们认识到，以ISO9002为核心的项目质量管理体系的优越性至少可以体现在以下几个方面:
第一，用文字记录说话，提高了内部管理的严肃性和有效性。
比如项目中的一些团队，如果不能按时完成项目部下达的工作计划，往往会找很多借口。这时项目部会拿出工程记录，找出原因，分析哪些责任属于施工队，哪些是项目部资源供应障碍、指挥失误或外部不可控因素造成的。这些因素确定后，才能说服施工队接受项目部对其工作的评价，直接体现在他们的工资收入上。
二是有助于项目部加强现场监控，控制工程成本。如果使用燃油，我们会由各队签收燃油票，周末检查，可以及时发现问题，有效控制燃油泄漏。同时，项目部可以根据统计数据准确估算下一步的用油量。而且，定期的材料采购记录不仅可以使项目部准确掌握市场价格情况，还有助于准确估算下个月的流动资金需求。
三。提供良好的施工环境。比如，坚持要求咨询工程师对其口头指令进行签字认可，既避免了与其发生不必要的口头纠纷，又可以迫使其随意下达口头指令，无形中为现场施工提供了一个相对宽松的外部环境。
四。为索赔工作提供最有力的支持。在项目实施期间，该部分别向业主和保险公司提交了66份索赔报告，并获得了55次批准，总批准金额超过100万美元。应该说，完整的文字记录对这些索赔的成功起到了关键作用。由于每一份索赔报告都包含了大量不可否认的现场第一手原始记录，有着严格的论据和引用的条款，监理工程师每次都对我们的索赔报告感到特别头疼和无奈。而且由于工程记录和文件的有序管理，以及方便快捷的信息搜索，我们可以在最短的时间内编制完成厚厚的索赔报告。
综上所述，我们可以得出结论，如果在项目管理中能够建立以ISO9002为核心的质量管理体系，不仅可以提高项目管理水平，还可以产生间接的经济效益。