谈项目采购管理中成本降低的几点认识

项目管理是当今备受关注的领域，项目采购管理是其中一个重要的内容方向。本文从合理使用项目资金的角度，探讨了降低采购成本、减少现金流出、提高项目资金使用效率的几项管理措施。
项目管理是在有限的资源条件下实现项目目标的一系列管理活动。〖1〗现代项目管理的知识体系分为九个知识领域，包括:项目综合管理、项目范围管理、项目时间管理、项目成本管理、项目质量管理、项目人力资源管理、项目沟通管理、项目风险管理、项目采购管理。本文着眼于项目采购管理领域，从合理使用项目资金的角度，探讨如何降低成本，减少现金流出，提高项目资金使用效率。
除了必要的人力资源外，项目的实施还必须具备相应的设备、设施、原材料、零部件、服务等物质资源。没有这些物质资源，项目经理再聪明，也不可能按要求完成项目任务。在市场经济条件下，这些产品和服务是通过购买活动来实现的。从执行组织外部采购项目所需的产品或服务，就是所谓的项目采购管理。这些资源的获取需要一定的项目资金。如何合理有效地使用这些项目资金？如何让有限的资金发挥作用？这是项目采购管理中应该注意的问题之一。
梅雷迪思在《项目管理——管理的新视角》中提到:“在采购设备、原材料和分包服务的过程中，我们必须明确具体的需求，找到价格最低、有竞争力的供应商。”在实际的项目采购操作中，要达到这两个“最”的目标并不容易。但我们可以通过控制项目采购管理中的一些环节来有效降低采购成本，从而实现项目资金的分配，以有限的资金获得尽可能多的资源。这是我们在项目采购管理中可以达到的成本目标。下面，我们将从成本控制的角度来探讨项目采购管理中降低采购成本的一些措施。
1。制定采购预算和估算成本并制定预算的行为，是对组织内部各种工作的稀缺资源的分配。预算不仅是计划活动的一个方面，也是组织政策的延伸。也是一种控制机制，起着比较规范的作用。
制定采购预算是在项目采购行为具体实施之前，对项目采购成本的一种估算和预测，是对整个项目资金的一种合理规划。它不仅对项目采购资金进行合理的分配和分配，还建立了资金使用的标准，以便随时检测和控制采购过程中的资金使用情况，确保项目资金的使用在一定的合理范围内波动。有了采购预算的约束，可以提高项目资金的使用效率，优化项目采购管理中的资源配置，发现资金使用中的一些异常，有效控制项目资金的流向和流向，从而达到控制项目采购成本的目的。
2。供应商选择是项目采购管理的重要组成部分。在项目采购过程中，应根据“公平竞争”的原则为所有合格的承包商提供平等的机会。一方面体现市场经济运行规律，另一方面可以控制采购成本，提高项目实施质量。因此，在选择供应商时，以下两个问题值得关注。
首先，选择供应商的数量。
供应商数量的选择，其实就是供应商的份额。从买方角度看，货源单一增加了项目资源供应风险，不利于供应商降价，缺乏采购成本控制的力度。从供应商的角度来看，因为数量上的优势，批量供应可以给采购方一个商业折扣，减少货款和额外的采购费用，有利于减少现金流出和采购成本。因此，在选择供应商数量时，要避免单一来源，寻求多个供应商，同时要保证所选供应商承担足够的供应份额，以获得供应商的优惠政策，降低材料的价格和采购成本。这样既能保证采购物资的质量，又能有效控制采购支出。一般来说，供应商的数量不应超过3-4家。
二、选择供应商的方式。
选择供应商的方式主要有公开招标、有限招标、询价和直接合同。根据其特点，这四种不同的采购方式分为招标采购和非招标采购。我们认为，在项目采购中采用公开招标，可以利用供应商之间的竞争来降低材料价格，帮助采购方获得符合要求的工程或货物；而且，各种招标方式的合理组合也有助于提高采购效率和质量，从而有助于控制采购成本。
3。采购环境的利用项目的外部环境会对采购策略的制定和采购计划的实施产生重要影响。外部环境包括宏观环境和微观环境。宏观环境是指能够影响项目组织如何采购的外部变化，包括市场的季节性变化、国家宏观经济政策的变化、国家金融政策的调整、市场利率和汇率的波动、通货膨胀的存在、战争打击等因素。微观环境是指项目组织的内部环境，包括项目组织在采购中可能采取的组织政策、方法和程序，即实施采购的过程和程序。在满足微观环境原则的前提下，一个好的项目采购策略应该充分利用外部市场环境为整个项目带来收益。
充分利用采购环境的一个重要环节是熟悉市场情况，了解市场行情，掌握项目所需货物和服务的各种市场信息。例如，结合所采购商品或服务的种类、性能参数、质量、数量和价格要求，了解国内外市场的价格和供求信息，所采购商品的供求来源、外汇市场、国际贸易的支付方式、保险合同等相关国内外贸易知识和业务信息。这就要求项目组织建立相关的市场信息机制，以达到有效利用采购环境的目的。良好的市场信息机制包括:
建立重要货物供应商数据库，以便在需要时随时找到相应的供应商，以及其产品或服务的规格、性能等可靠信息。
建立同类商品的价格目录，让买家进行比较选择，充分利用竞争获取价格利益。
分析研究市场形势，对市场变化做出预测，使采购方在制定采购计划，决定如何外包，采用何种采购方式时，有可靠有效的参考依据。
只有建立良好的市场信息机制，才能在项目采购中知己知彼，对采购环境有充分的了解和把握，使采购方在供需双方之间处于强势地位，获得价格优势，不仅获得高质量的商品或服务，还能获得成本效益。否则，对相关信息的不熟悉会导致采购的延迟，采购预算的超支，成本控制优势的丧失。因此，在项目采购管理中充分利用采购环境，建立良好的市场信息机制，也是降低采购成本的有效途径之一。
4。基于降低采购成本的长远思路，我们认为应将“供应商管理”的思想贯穿于项目的采购管理中，即将供应商的管理纳入项目采购管理的一部分。这样不仅可以通过长期合作获得可靠的货源和质量保证，还可以在时间长度和采购量上获得采购价格优势，对降低项目采购成本大有裨益。以下两点值得注意:
第一，与供应商建立直接的战略合作伙伴关系。
对于采购方来说，一旦确定了可以长期合作的供应商，就应该与供应商建立直接的战略合作关系。双方本着“利益共享、风险共担”的原则，建立双赢的合作关系，使采购方在长期合作中获得货源保障和成本优势，供应商拥有长期稳定的大客户，保证其产量规模的稳定。这种战略伙伴关系的建立可以给采购方带来长期有效的成本控制效益。
其次，供应商行为的绩效管理。
在与供应商的合作过程中，应对供应商的行为进行绩效管理，以评估供应商在合作过程中供应行为的优劣。比如建立供应商绩效管理的信息系统，对供应商进行评级，建立供应商的量化绩效指标等。，并利用绩效管理的结果来衡量与供应商的后续合作:增加或减少供应份额，延长或缩短合作时间等。，并鼓励和奖励供应商。这样可以促使供应商不断改进供应行为，保证优质及时供应，从而有效降低项目采购总成本。
5。全过程成本概念，控制总成本。在讨论项目采购管理中降低成本的问题时，要树立采购全过程成本的观念。我们要关注的是整个项目采购过程中的成本降低，是总成本的控制，而不是采购货物或服务的单一价格。获得低价的采购商品固然是成本的降低，但是获得优质的服务、及时快速的供货、可靠的供货保障等。无疑是成本效益。同时，降低采购成本不仅意味着降低采购项目本身的成本，还要考虑相关方的利益。成本就像U形管中的水银。如果你压缩这里的成本，那里的成本就会增加。如果单独降低某项成本，不考虑其他反应，这种成本的降低不会体现在项目采购管理的利润上。因此，有必要树立全过程成本的观念来控制和降低整个项目采购管理的总成本。既要看到最直接的成本降低，又要从项目采购全过程衡量成本效益，从项目采购全过程探索降低总成本的有效措施。只有这样，我们才能发掘采购过程中无处不在的降低成本的机会。