中级阅读：Avoiding Office Email Gaffes

仅仅因为电子邮件是办公室日常生活的一部分，并不意味着它是你不必仔细考虑的事情。通过你的工作账户发送或接收考虑不周或不恰当的电子邮件会导致从尴尬到纪律处分的一切。或者两者都有。考虑一下一对伦敦夫妇的情况，去年，他们的私人电子邮件被转发到世界各地，因为涉案的年轻男子将年轻女子发来的一封暴露性的电子邮件转发给了一些同事。除了双方都蒙受了耻辱之外，涉案的年轻人还成了他的律师事务所的调查对象。
当然，你在电子邮件中的失态很可能不会让你成为全球的笑柄。但是，如果使用不当，办公室邮件会破坏你在事业上取得成功的努力。以下是一些帮助你使用电子邮件的建议，让你受益而不是受损。
保持简短和甜蜜。电子邮件不是一种适合长信的交流形式。如果你真的发了一封鳄龙邮件，比如，如果你给一个潜在的客户发了一封产品说明，或者如果你给你的同事发了一封部门政策的澄清信，确保你亲自看了一遍邮件中的细节，因为依靠你的邮件来传达所有的细节经常会失败。使用段落——比起看起来没完没了的文本块，读者更容易理解以谨慎、可读的块传递信息的长邮件。
避免讨论敏感信息。尽管电子邮件看似无害，但它并不是真正的隐私；问问上面提到的伦敦夫妇就知道了。对于你的邮件的收件人来说，把它转发给其他人太简单了。请记住，你的公司可以访问进出你账户的任何电子邮件。用电子邮件发送敏感信息的第一条规则:假设你发送的任何电子邮件都会被其他人阅读，而不是预期的收件人。
避免在电子邮件中包含敏感信息的另一个原因是，您可能会改变主意，不知道是否要让别人知道这些信息。例如，迈克尔·埃斯纳曾将迪士尼的财务信息发送给记者，却没有意识到这些信息尚未公开发布。用电子邮件发送敏感信息的第二条规则:在点击“发送”之前先思考一下
知道何时使用电子邮件，何时面对面或通过电话进行讨论。
如今，人们喜欢将电子邮件用于各种通常不太理想的用途。如果你想集思广益，或者管理或批评他人，通常最好亲自去做，或者，如果不行，通过电话。
这有许多原因。一方面，电子邮件不像个人交流那样交流潜在的细微差别。另一方面，人们在阅读电子邮件时，往往不像在实时会议中那样“在场”。想想看:有多少次你认为你已经通过电子邮件非常清楚地交流了一些事情，结果却不得不亲自再看一遍？