商务信函中的7个"C"原则

商务信函中的7个"C"原则,第1张

商务信函中的7个"C"原则,第2张

写作原则已经从最初的三个“C”(简洁、清晰、礼貌)发展到现在的七个“C”:完整、清晰、具体、简洁、正确、礼貌、考虑。

商务信函的“完整性”要求

要求信函“完整”有三个原因:

1.一封完整的信比一封不完整的信更容易带来预期的效果;

2.一封完整的信有助于建立和表达友好关系;

3.一封完整的信可以避免因遗漏重要信息(情报)而引起的诉讼;

有时候,一些不起眼的信件或文件,因为提供的信息完整有效,就变成了极其重要的文件。

一封信是否完整,建议用五个“W”来检验,即:

“何人、何事、何地、何时、为何(包括如何)”

比如在订单函中,一定要说清楚。

“你想要什么?”

“当你需要货物的时候”

“货物发送给谁以及发送到哪里”

“如何支付”(如何支付将被制作)

如果你对对方的要求给出了否定的回答(比如不能发盘,不能理赔等。),你要说明原因“为什么”。

例子

亲爱的先生们:

关于你方4月9日的来信,我们很高兴接受你方第8/070/ 02B号报盘单上100吨铜线的报价。请着手申请出口许可证。一俟得知出口许可证号码,我们将电报开出信用证。

关于你方4月9日的来信,我们很高兴接受你方第8/070/02b号报盘单中所报的100吨紫色铜线。请着手申请出口许可证。在收到出口许可证号码的通知后,将立即用电报开出信用证。

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