Everyday Etiquette for Office Life　　办公室的日常礼仪

电话

作为公司的代表，你的电话礼仪应该无可挑剔。太多在电话中无礼的员工为自己的行为找借口，说这没什么，甚至是意料之中的——因为他们是在工作，但事实并非如此。你在展示你公司的形象，你应该在电话里像面对面一样努力。

接工作电话有几种公认的方式。你可以简单地说“你好”或者说出你的名字，如“我是琼·约翰逊”如果接待员或秘书已经说了，你就不需要说公司的名字。试着用一种愉快的、不慌张的声音说话。如果你很匆忙，不能说话，最好说这个，并计划稍后再打电话。打电话时，不要偷拿文件或工作。如果你真的心烦意乱，说不出话来，那就重新安排通话时间。

屏蔽你的电话是没问题的，有时甚至是必要的。但是做这件事有正确和错误的方法。首先训练你的秘书政治性地做它。最好问“我可以知道你是谁吗？”而不是“这是谁？”甚至是“谁打来的？”第二，不要指示你的秘书在你在的时候说你不在。现在在家但太忙而没时间聊天是可以接受的——诚实总是更好。打电话的人能感觉到不同，此外，如果你总是不在家，可能看起来不太好。

不回电话是不礼貌的——不管是谁打来的。你可能忽略了一个潜在的客户。今天许多人懒得回电话，如果你为别人工作，这种行为是不太可能被接受的。当你回电话时，试着自己打。如果你必须让你的秘书打电话，那就马上接通电话。打完电话后让别人等着是不礼貌的。

处理邮件

良好的礼貌还意味着你要及时、礼貌地处理邮件。除非邮件明显是批量生产的，否则它应该被认为是值得回复的。大多数老板不喜欢发现他们的员工对业务电话和信件没有反应。

传真和电子邮件

传真机和台式电脑在大多数办公室的出现也带来了使用传真机和台式电脑的新礼仪。永远不要认为她的传真或电子邮件是私人的。记住这一点，不要通过任何一种方式发送任何你不想让你的老板，甚至整个办公室的人看到的信息。大多数传真机都放在公共场所，所以任何路过的人都可以看到它们，一些企业会例行检查员工的电子邮件。(这不一定是礼貌，但保持邮件的非个人化比告诉老板她看不到更容易。)

办公室日常礼仪

电话

作为公司代表，你的电话行为应该是无可挑剔的。很多在电话里举止粗鲁的工人给出了他们行为的理由，说这是可以接受的，甚至是正当的，因为他们在工作。但这说不通。事实上，你正在为公司树立一个形象，所以你应该打一个尽可能好的电话，就像你在见对方一样。

接工作电话有几种广为接受的方式。你可以只说“你好”或者说出你的名字，比如“我是琼·约翰逊。”如果接线员或秘书已经说过公司的名字，你就不必再说了。说话尽量和气，不要急躁。如果你太忙而不能交谈，那就实话实说，告诉对方过会儿再打来。说话时不要让纸沙沙作响，说话时不要工作。如果真的无法集中精力打电话，那就另安排通话时间。

选择性地接听电话是可能的，有时甚至是必要的。但是怎么做是有对错的。首先，训练你的秘书有礼貌。问:“我可以问你是谁吗？”而不是“是谁？”也不是“谁打来的？”第二，不要在你这里教你的秘书说不。说你太忙没时间聊天是可以接受的——诚实永远是最好的策略。打电话的人能听出区别，而且，如果你总是不在，那也不好。

不回电话是不礼貌的——不管电话是谁打来的。你可能会错过某个可能成为顾客的人。现在很多人不屑于回电话，但如果你是别人的员工，这样的行为可能是无法接受的。能回电话的时候，尽量自己做。如果你必须让你的秘书先帮你做，你应该尽快接电话。如果你打电话，让对方等着是不礼貌的。

处理信件

恰当的行为也反映在你及时礼貌地处理信件上。除非是那些大量分发的邮件，否则每封邮件都值得回复。许多老板不希望看到他们的员工拖延回复商务电话和信件。

传真和电子邮件

传真机和台式电脑进入大多数办公室后，一种关于使用传真机和电脑的新礼仪就产生了。永远不要认为传真或电子邮件是私人的。知道了这一点，就不要用它们来发送任何你不想让你的老板甚至整个办公室的人看到的信。大多数传真机都在公共场所，所以每个路过的人都能看到，而一些公司会例行检查员工的电子邮件。这不一定是礼貌的，但让电子邮件变得没有人情味比告诉你的老板不要读它更容易。)

注意事项:

无可挑剔的

使合理化。为…辩护...

3 .使被接受和理解

沙沙作响。发出沙沙声

分心的

屏蔽；屏蔽。屏幕，检查

7 .继续下去

口述。要求

9.彬彬有礼地

引起，引起，成为…的原因