请不要给我发送微软Word文档!

您可能会被定向到此页面，因为您试图向我发送Word格式的文档。我会给你解释为什么我很可能打不开你发来的文件；为什么需要重新考虑是否将Word文档发送给他人；在选择网上交换文件的方式时，我们还有什么更好的选择呢？

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为什么给我发送Word文档不是个好主意
发送Word文档的其他方式
将Word文档转换为其他格式
可以帮助结束Word附件
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为什么发送Microsoft Word文档不是一个好主意

Word文档并不总是能被其他文字处理软件打开
word文档的定义是不公开的商业秘密，也就是说只有微软的软件才能真正正确地打开它。使用其他文字处理软件的人，无论是选择还是不得不选择，都不一定能打开Word文档。假设你发送的每个对象都有Word软件，或者他们会为了阅读你的文档而购买这个软件，这是不公平的。事实上，微软故意选择不在世界上许多流行的操作系统(如Linux)上发布其Word软件，所以很多人甚至无法选择购买这款软件。

某个版本的Word文档并不总是能被其他版本的Word程序打开
即使你要发送Word文档的人有Word软件，他可能还是打不开你的Word文档。因为Word文件格式不是标准固定的，微软可以，而且经常修改Word文件格式。因此，一个版本保存的Word文档可能无法被另一个版本的Word程序打开。许多人认为，微软这样做是为了迫使用户从旧版本升级到购买最新的Word程序。就算旧版Word能满足他们的需求，他们也不用升级。
Word文档不能保证在电脑上的一致显示和打印效果。

与Word的所见即所得(WYSIWYG)界面相反，在一台电脑上编辑的Word文档，实际上可能在另一台电脑上显示完全不同的排版和分页，也就是使用了同一个版本的Word！这是因为Word根据用户的打印机设置重新格式化打开的文档，并且这是在后台以静默方式完成的。这对于某些类型的文档来说不是好消息，例如，所有的表单都需要精确地放置在一个表面上。
与其他文档格式相比，Word文档非常大。

Word格式臃肿低效；文档的大小通常比它们包含的文本信息大几个数量级。即使在如今硬盘充裕的时代，大量的Word文档也会很快吃光用户的硬盘空。对于数百万仍在使用拨号上网的人来说，从他们的邮箱下载一个Word文档可能意味着等待几分钟甚至几小时。如果您下载的是总信息量相同的纯文本文档，可能只需要几秒钟。发送Word文档可能会侵犯您的隐私。

在默认配置下，Microsoft Word总是自动跟踪并记录您对文档所做的更改。很多人没有意识到的是，这些更改可能会在每次保存时自动嵌入到文件中。如果您将这样的文件发送给第三方，他们有可能会恢复该记录，并查看该文档的多次修订的历史记录——也许这并不重要。这种让步或者冲突的信息，你可能以为在你发送Word文档之前就已经被删除了，实际上可能接收方还是可读的。的确，公开发布的Word文档泄露了相互矛盾的信息，引起了公众的关注。

Word存在安全风险。

与标准数据格式不同，Word文档可以包含编程代码，当您的文档打开时，这些代码会自动执行。微软引入了这一功能，以便文字处理宏(脚本)可以与文档一起存储。然而没过多久，就有恶意人士试图利用这一设计缺陷，编写出偷偷随机删除文件的脚本或者其他损害电脑的脚本。结果，Word文档因成为许多计算机病毒的媒介而臭名昭著。当你通过邮件附件收到一个Word文档，你真的愿意冒着被木马攻击的风险打开它吗？

前述不仅针对微软Word，其他商业文字处理程序，如WordPerfect(WPS？——ppip).然而，不幸的是，在互联网用户中附加Word文档越来越普遍，他们中的许多人并没有注意到这样做带来的问题。幸运的是，发送私有文件格式的问题并不难解决，也不需要你停止使用Microsoft Word。

发送Word文档的其他方式

纯文本(。txt)

除非你的文档确实需要特殊的字体或格式，否则考虑直接输入(或复制粘贴)到你的电子邮件中。这样别人就可以直接看你的邮件，而不用打开另一个程序。
HTML

HTML是一种基于文本的格式文档，主要用于编写网页等电子文档。其可直接编辑的能力及其作为开放标准文档的地位使其适合于文档交换。HTML并不是设计成在每个系统上都一致显示，所以如果页面布局对文档很重要，你需要考虑使用Postscript、PDF或RTF文档来代替。

或Postscript PDF (Adobe Acrobat)

如果要发送包含大量格式、为打印效果而创建的文档，并且不期望接收方需要或想要更改文档本身，可以考虑将其作为Postscript或PDF文件。这两种文档格式完全公开，打开它们的程序可以在每个计算机平台上找到。与Word文档不同，Postscripts和PDF文件在任何系统上都会得到相同的显示效果(对于中、日、韩语言文档，需要注意安装语言包——PPIP)。关于这种文件格式的一个重要警告是，它们是“只读的”；对于接收者来说，没有方便的方法来编辑文档。

富文本格式(RTF)

当文档包含特殊格式，并且您需要接收者能够编辑它时，您可以选择使用RTF文件而不是Word文件。RTF是作为文字处理软件交换文档的标准格式而设计的，大多数文字处理软件都可以读写这种格式。RTF可能无法准确地再现文档的布局，但与HTML不同，它至少尝试定义布局方法，而不是将布局的任务留给接收方使用的程序。

将Word文档转换为其他格式
将Word文档转换为上述格式很容易。一般情况下，使用文件菜单中的另存为命令即可，在弹出的对话框中会有一个下拉菜单供您选择要使用的文件类型。

如果你想以纯文本格式发送文档，最快的方法是用鼠标选择文档中的所有单词，或者使用编辑→全选菜单，将其复制到剪贴板(编辑→复制)，然后粘贴到你的电子邮件程序中(编辑→粘贴)。

Word一般不直接支持PDF和Postscript文档的导出。在某些已配置的系统上，您可以使用打印命令来生成PDF文档。要检查您的系统是否支持，您可以打开文件→打印命令，查看打印机列表中是否有与PDF或Acrobat相关的打印机。(需要Adobe Acrobat支持，而且这个软件不便宜——PPIP)

您可以帮助杜绝Word附件
当您不想自己发送它们时，您可以通过鼓励其他人不要将它们发送给您来免除其他人处理这些私人文件格式的痛苦。如果您在电子邮件中收到Word文档附件，您可以礼貌地回复发件人，指出Word附件不合适，并要求他们以替代格式重新发送。为了不浪费发信人的时间，保持这封信的简洁，你可以附上一个链接，链接到一个有更详细解释的网页，这样他们想看就能看到。您可以自由引用本文档或下面列出的任何文档；你甚至可以用自己的语言来写这些解释(当然，要注意让语言适合非技术读者)。