浅谈Word中的数据引用

在实际工作中，尤其是在一些技术方案、技术总结等文章中，可能会有大量的数据。文章中相同的数据可能前后使用多次，其他一些数据可能来自Excel工作表，甚至整个表格都是从Excel复制过来的。一般在编辑Word文档时，大多是直接输入或者复制粘贴。这种数据在文档中是死数据。一旦方案调整变更，所有数据都要重新编辑，不仅工作量大，编辑繁琐，而且容易顾此失彼，造成文章数据不一致。尤其是在数据量很大的文章中，多次更改方案时，工作量可想而知，大量数据的编辑和更改会极其枯燥。

为此我在网上搜索过如何让Word中的数据成为活的参考，但似乎这个问题被忽略了，几乎没有现成的经验介绍。在Word“选择性粘贴”中反复尝试了“粘贴为链接”中的各种选项后，这个问题基本上有了一个满意的解决方案。

1.当整个表格来自Excel时，在Excel中选择要粘贴引用到Word的区域并复制后，在Word中有三个选项可供选择粘贴为链接:Microsoft Office Excel工作表对象、RTF和HTML格式。我更喜欢使用Microsoft Office Excel工作表对象格式。在Excel中调整表格外观比在Word中方便快捷得多。

2.当文档中的数据来自Excel工作表中的单元格时，在Excel中复制该单元格，然后在Word特殊粘贴中选择“粘贴为链接”。格式为“无格式文本”，既保持了与数据源的链接，又可以与Word的格式集成；其次是富文本(RTF)，尤其是数据源中有下标和下标的时候。其他方式没有很好的和Word集成。

3.在Word中引用内部数据。当Word中的同一个数据需要被多次引用时，要将其中的一个，也就是作为设定值的那个作为源，其他的作为链接粘贴引用。可以选择富文本(RTF)、HTML格式和无格式文本作为链接方式，其中无格式文本可以使复制内容的格式与复制目的地更好地保持一致，而前两者保持原有格式。值得注意的是，在编辑和修改数据源时，不能一次选中所有数据后再进行更改。而是只能将鼠标定位在数据源中间输入新内容，然后删除原有内容，否则复制的内容无法更新。

用上述方式粘贴引用的数据时，比直接复制粘贴要麻烦一点，但当文档需要编辑修改时，会带来一个字的方便:爽！

补充一点。

即所有工作完成后，在编辑菜单中打开链接对话框，选择所有链接后，全部手动更新。只在需要更新的时候手动更新，可以避免自动更新占用的资源，也可以避免每次打开文件都提示是否更新。如果更改了源，您也可以在此对话框中进行更改。值得注意的是，Word中到Excel的链接是以R1C1引用样式引用的。如果名称是在Excel中定义的，那么编辑和修改就更方便了。