快速插入分页小计的方法

由于工作关系，经常使用金山Form 2003制作工资表和项目预算。在这些表单中，为了便于查看，有必要在每页的最后一行显示分页小计。手工一个一个插入分页小计显然太麻烦，而且不容易修改，所以我找了一个简单的方法快速插入分页小计。

1.点击“文件→页面设置”，切换到“工作表”选项卡，根据表格的格式将“顶部标题行”设置为4，即前4行在每个表格中重复出现。设置页边距，然后使用打印预览确认每页的可打印行数，但标题除外，标题假定为16行。

2.在表格数据的最后，添加一列(K列)标题页码，输入公式=CEILING(ROW(F5)-3，16)/16(如图1)，拖动大小手柄将公式复制到后面的单元格中。

图1添加一个“页码”单元格

提示:在公式中，-3是标题行数减1 (4-1 = 3)，两个16是每页可打印的数据行数。

3.选择工资总额数据区(B4:K200)，点击〖数据〗→〖分类汇总〗,在弹出的分类汇总界面，将分类字段项设置为页码(按K列),将汇总方式项设置为求和，在所选汇总项目列表中选择所有要汇总的列，确认即可。

4.右键点击页码所在的K列标签，选择隐藏，这样打印时就看不到我们自己添加的页码列了。然后就可以直接打印了。打印后按“Ctrl+Z”键取消隐藏和小计操作，恢复原来的工资表，也可以在小计前保存，小计后切记不要保存，效果相同。

上述操作得到的分页小计只有合并数据，没有分页小计。如果需要显示这段文字，可以选中工资总额数据区(B4:K200)，点击数据→过滤→自动过滤，在没有小计的列中点击下拉箭头，选择“空 White”只显示有小计的行，然后在第一行输入单词subtotal，拖动填充柄向下填充。当列宽不够显示时，会自动显示。完成后，单击同一过滤器的下拉箭头并选择“(全部)”。过滤后无法撤销，所以小计前一定要保存，打印后注意不要保存。或者按以下方法分页小计可以不考虑这个问题。

图2选择“空白色”项。

如果不想每次都重复小计操作，可以按住Ctrl键拖动工资表工作表标签复制另一份工资表(2)，在工资表(2)的B5中输入公式=工资表！B5、拖动填充柄将此公式中的数据填入其他单元格中，这样工资表中的所有数据变化都会显示在"工资表(2)"中。然后我们只需要按照前面介绍的方法对“工资单(2)”进行逐页小计即可。修改工资单后，您可以直接从工资单(2)打印到带有分页小计的工资单。