时间管理：进度管理也要懂得软技巧

进度是IT项目管理的一个重要目标。进度的加快，靠的是正确的思路和方法。甘特图和网络图作为进度管理的硬技能，受到广泛关注。但直接影响IT项目进度的软技能有很多，其中三个重要因素是:进度要与IT项目的范围、成本、质量、采购相协调；掌握正确的需求调研方法；缩短团队组建和磨合的时间。
由于制定进度计划的工具主要是甘特图和网络图(包括CPM/PERT，即关键路径法/计划评审技术)，很多人认为进度管理就是绘制甘特图或网络图，而忽略了其他影响项目进度的软技能，如项目协调、需求调研方法、团队磨合时间等。
树立全面协调的理念
从本质上讲，项目管理是从全局出发，以项目整体效益为目标，以项目范围、成本、质量等专项管理的协调统一为内容的综合管理过程。因此，进行项目管理，需要有对各种要素和特殊项目进行综合协调管理的理念。
首先，IT项目的范围会影响IT项目的进度。一般来说，项目的范围越大，项目要完成的任务就越多，项目需要的时间就越长。反之，项目范围越小，项目需要完成的任务越少，项目时间越短。因此，如果项目进度非常紧张，或者进度延迟非常严重，可以考虑与客户讨论是否可以缩小范围。如果客户同意缩小范围，进度可以有效缩短。
同样，IT项目的成本和质量也会影响进度。一般来说，额外的成本可以增加更多的资源，比如设备、人力等，使一些工作可以并行或加班完成。
如果项目不能按期完成，可以考虑是否可以将原来的一些任务外包出去，这是项目采购管理和进度管理的协调内容之一。
显然，在缩减进度时，我们可以考虑上述专项管理之间的协调，即砍掉一些任务，降低一些任务的质量，分包一些任务，增加一些任务的成本等。
掌握需求调研的正确方法
很多项目团队一提到需求调研就想到采访用户。在项目初期，与用户面对面的访谈并不是一个好的需求调研方法。
一般来说，项目实施者不一定了解用户的业务术语，这在IT项目中尤为常见。所以在面试的时候，用户提到的一些术语可能会被忽略。不得不开始第二次调查，回去问问前述的条款。有些项目团队可能会重复两三次。
在这种情况下，差旅费、咨询费等调研成本不断增加，项目的调研时间相应延长，客户的信任感和合作感逐渐降低。
正确的方法应该首先要求用户提供能够反映其业务的相关资料和书籍，开始文献研究。在阅读文献的过程中，可以了解对方的一些基本业务术语，对用户的业务流程有初步的了解。
其次，如有必要，请用户带领项目组参观用户站点的业务流程，从而对一些字面上不易理解的术语和业务环节建立感性认识。
再次，在此基础上，根据文献调研和实地走访发现的问题，有针对性地列出访谈提纲，对用户进行访谈。这时候采访效率和质量都会提高，用户也会因为项目组提的问题专业性强，针对性强而产生很强的信任感。
有些项目组在面试后，认为自己得到了用户真实完整的需求，于是开始项目设计。其实有些IT项目是比较敏感的，因为面试的结果是要记录的。用户为了规避自己的“风险”，会按照“官方”口径说话，这样他们的需求就可能被扭曲。
正确的做法是面试结束后继续第四项任务，即发放匿名需求问卷。因为是匿名的，一般可以收集到更多真实的需求信息。
最后，由于面试是单独进行的，或者是按部门进行的，每个具体的用户或部门对自己的业务都很清楚，但对与其他岗位、其他部门的业务“接口”并不清楚。这时候一定要请用户单位的高级业务主管做一个全面的业务报告。这个报告要面面俱到，让项目组不仅能看到用户业务的全貌，还能看到各个部门和岗位之间的联系或接口。
掌握了正确的需求调研方法的项目团队，可以快速获得高质量的需求信息，缩短调研时间，使设计和实施时间更加丰富，从而缩短进度。
缩短团队组建和磨合的时间
任何一个项目团队一般都要经历五个阶段:组建阶段、磨合阶段、正规化阶段、绩效阶段、解散阶段。
五个阶段中，解散阶段因为项目任务已经完成，所以对项目影响不大。对于一个项目经理来说，一定要清楚真正的工作阶段是正式和业绩阶段。因此，项目经理的重要职责就是尽可能缩短项目团队组建和磨合阶段的耗时。这样项目组的正式和绩效阶段会持续更久，在分配任务和执行任务时会更从容。
为了缩短项目团队的建设周期，项目经理必须向团队说明IT项目的目标，想象项目成功的光明前景和成功的好处，宣布IT项目的工作范围、质量标准、预算和进度的标准和限制。项目经理应该公开讨论项目团队的组成、选择团队成员的原因、他们互补的能力和专业知识，以及每个人在帮助完成项目目标中所扮演的角色。这样，公开的信息就构成了一个重要的激励——信息激励，团队意识就会很快形成。
为了缩短项目团队的磨合阶段，在这个阶段，IT项目经理要引导所有成员参与IT项目计划的制定、规章制度的制定和任务的分配，同时允许成员表达自己的关注点。这样，积极参与就构成了对成员的重要激励——参与激励，使团队成员更容易接受团队的规章制度和分配的工作，团队意识也能进一步加强。
项目团队的五个发展阶段
组建阶段(也叫组建阶段):项目团队成员从四面八方抽调，每个人在这个阶段都有很多疑问:我们的目的是什么？其他团队成员的技能和性格如何？每个人都急于知道自己能否与其他成员相处，担心自己在项目中的角色是否会与个人兴趣和职业发展相一致。这个阶段项目成员的情绪特征包括兴奋、希望、怀疑、焦虑和犹豫。
磨合期(也叫休克期):项目成员开始运用自己的技能执行分配的任务，开始慢慢推进工作。现实可能与个人最初的想象不一致。例如，任务比预期的更艰巨或更困难，成本或进度的限制可能比预期的更紧。成员对项目经理的指导或命令越来越不满意。在工作过程中，每个成员根据其他成员的情况，对自己的角色和职责有更多的疑问。震惊阶段的特点是玩家之间的沮丧、怨恨或反对。
正式阶段(也称规范阶段):经过磨合阶段的测试，项目组将进入正式阶段。团队成员、团队和项目经理之间的关系已经建立。项目组逐渐接受了现有的工作环境，项目规章制度得到了完善和规范。并且控制权和决策权从项目经理转移到每个活动的负责人身上，团队的凝聚力开始形成。每个人都觉得他是团队的一员，他们也接受其他成员成为团队的一员。备考
表现阶段(也叫实践阶段):此时项目团队工作积极，渴望实现IT项目目标。这个阶段工作绩效很高，团队有集体感、荣誉感和自信心。项目团队能够开诚布公、及时沟通。团队是高度相互依赖的，他们经常合作，尽力互相帮助。团队可以感受到强大的力量。如果有技术问题，适当的成员将组成一个临时研究小组。解决问题后，相关的知识或技能会很快在团队内部共享。随着工作的进展和被表扬，团队得到满足。成员们会意识到为项目工作使他们获得了职业发展。
解散阶段(也叫消灭阶段):随着所有项目任务的完成，项目团队进入解散阶段，项目团队成员面临重新分配。