推行项目管理信息化

项目是施工企业最基本的业务单元，是以单项工程为对象，以项目的工期、质量、安全、文明施工、成本为主要内容的生产组织和管理。项目管理的过程就是整体分解和整合的过程。项目管理的突出特点是项目本身作为一个组织单元，围绕项目需求组织资源，避免资源的闲置和浪费，“用最少的人做最多的事”。项目管理一般采用矩阵式组织结构，可以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化，并根据项目生命周期各阶段的具体需要及时调整组织配置，以保证工作和组织的高效、经济运行。为了提高我公司的项目管理水平和成本控制能力，作为信息系统的重要组成部分，我公司信息管理部从2003年8月开始，与中国建筑科学研究院下属软件公司PKPM合作开发了上海安装工程有限公司项目管理系统，现已进入项目组试点阶段。
1项目管理信息化的重要性
1.1项目管理中遇到的问题
在实际工作中，我们经常会发现有些项目已经施工了一段时间，但是图纸还没有完成。为了避免工程延期，材料和人工已经到位，没有预算就施工，个别项目甚至在将近一半的工期内拿不到完整的图纸。长此以往，会对以后的项目造成不可估量的损失。为此，我们制定了许多控制工程造价的制度和管理办法，但这些硬性的规章制度在实施过程中执行不力。既然不能靠员工自己来实施，那就需要一套成熟的、系统的信息化工具来实施。通过计算机将这些流程标准化，目的是使项目的全过程更加透明、规范、科学，从而有效控制项目成本。
1.2成本控制是项目管理信息化的关键点
在项目管理中，成本控制也是公司和项目部最重要的问题，其中材料成本约占项目总成本的80%，可以说材料的有效管理是项目资金运作的关键。还有比如在施工任务书的编制中，很多项目不是按照要求手工结算，而是以“挑”作为结算人工的方式，然后根据“结算”的结果重新编制施工任务书。这种“引而不耗”的方式一直是项目管理中长期存在的弊端。导致管理流程严重颠倒，原来管理思想中的“事前控制”一下子变成了“事后总结”。
项目管理软件开发的重点是成本控制，主要包括以下几点:
①控制项目的直接成本:材料费、人工费、机械费。
②加强质量管理，控制质量成本。质量是指项目为保证和提高产品质量所发生的一切费用。减少这部分费用也可以大大提高成本控制能力。
③组织连续、均衡、有节奏的施工，合理利用资源，缩短工期，降低成本。【/br/】④加强工程资料的及时整理，不仅可以减少工程竣工期间的资料处理时间，还可以在发生纠纷时及时索赔，从而降低成本。
1.3提高员工管理能力，规范施工制度
在很多项目中，项目经理会发现项目部员工的自觉性不够。其实这里面有很多原因。其中，项目部成员对工程进度不了解，导致项目人员不知道近期要做什么，从而增加了项目经理的工作量，也让业主觉得施工情况比较混乱。项目管理信息化的实施，就是通过软件来规范项目管理的各个分工，明确告诉项目实施者应该做什么，必须做什么。信息化的整个目的就是让公司的项目管理理念形成统一的模式，管理方式可以多样化，也可以说是公司在建设过程中的企业文化。当公司完成信息化项目管理后，员工可以通过相应的辅助手段明确当前的工作内容和目标。当项目部的所有人都明确自己的工作时，项目经理也可以有更多的时间处理其他事务，这也可以降低生产成本，提高效率，树立公司标准化管理的形象。
2项目管理系统软件
2.1项目管理软件设计开发理念
项目管理是一项复杂的多方面的活动，它是由一条主线流程和若干条支线组成的。一个项目的运作除了物料和人员的管理，还涉及到大量的进度、数据和表格。这些工作虽然不需要太多的技术，但同样繁琐而重要。针对这些工作，我们设置了相应的工作模块，并提供了详细的数据和各种表格。将大量的原始文字材料和表格整合成简单明了的模块。
从开发的目的和项目管理的理念来看，我们的项目管理系统的重点是创建一个能够有效控制项目成本和规范人员行为的管理软件。我们的解决方案是以预算为管理依据，首先确定项目管理人员的权限和工作，明确每个项目人员的工作职责和权限，然后每个施工员完成自己的分部预算，形成主预算，这是项目启动和系统运行的基础。通过系统限制强制预算的必要性(软件设定每个项目在开始时都必须有预算，否则无法进行)，可以有效保证项目成本不超过预算。虽然预算需要变动，可以通过各种签证表格进行修正，但是严格的条件和数据交换也可以清晰的记录每一笔费用变动，并通过一个叫做“费用管理”的模块快速查询分析。即使没有上面提到的图纸，材料费和人工费也能管理的一清二楚，工程的每一分钱都能记得清清楚楚。审核整理
主预算完成后，预算后的每一笔来料和领料都直接与主预算进行交换。材料的每一次入库和使用都有明确的记录和附加信息，项目的材料和人工成本随时一目了然。严格界定收购工作、预算和收购计划的关系，让预算外收购过不去，从管理角度堵住超支收购的漏洞，有效防止粗放管理造成的浪费。
当然，项目实施过程中会有很多不确定因素，会导致计划不断变化。根据试点项目组的要求和我们在现场了解到的情况，我们设计了一个组件，如施工任务变更单。明确了项目管理人员的权责后，可以更改预算的内容和使用情况，从而保证现场情况变化后的物资获取或人工调用能够顺利完成，并且可以记录该事件的信息。虽然这只是一个简单的小部件，但是它让整个系统基于预算的设计思路更加灵活而不是死板。
由于项目管理系统采用了人员权限和身份认证的统一登录模式，规范了人员的工作，明确了每个人的工作职责。我们将整个项目管理过程分为几个部分并对应相应的模块，通过管理员的指派为这些模块设置一定的工作负责人。
2.2软件结构和流程
山岸项目管理系统是一个基于C/S结构的软件项目管理系统。它以单个项目为操作单元，只要有一台可以充当主机的电脑就可以工作。客户端的数量是无限的，人们可以在任何计算机上使用该系统。
系统安装完成后，我们需要配置项目人员和权限。这一步可以确定项目的成员及其工作，以及查阅和批准各种表格和文件的权利。采用两级权限分配，即第一级将整个项目的管理内容交给项目经理(一般视为项目经理)；第二层，项目管理人员会给各类人员分配更细致的工作，比如实际项目中的三大巨头。这种分配非常灵活，可以根据项目的实际情况进行。
项目管理系统分为十个主要功能部分:成本管理、合同管理、劳动力管理、计划管理、材料管理、工程资料管理、施工预算、进度、安全管理、质量管理、统计分析。其中，合同管理、劳动力管理、计划管理、材料管理和施工预算是整个系统主要流程的组成部分。并辅以五个辅助工具模块:成本管理、工程资料管理、进度管理、安全管理、质量管理。
2.2.1系统主要管理流程
①基础信息和数据的录入:这部分工作是所有后续工作的前提。管理员建立项目人员并分配相应的权限，然后在“合同管理”部分确定项目中的承包和分包关系。这样，我们就可以在系统中建立一个项目的基本结构和工作状态。
然后通过“施工预算”生成或导入施工总预算。在“计划管理”中，项目的工作通过生成单位工程登记表和分部分项登记表来确定，分包与分部分项工程关联。此时，我们会发现，项目开始前的准备工作已经在系统中完全准备好了。【/br/】②供应商管理:录入基础信息和预算后，要确定项目中的供应商和分包商。首先，供应商管理步骤如下:
根据公司每年提供的合格供应商名单的EXCEL文件，稍加修改，使其符合要求的格式；
在基础信息维护中导入这些供应商。核对补充资料确保无误后，即可进入合格供应商录入单进行项目选择合作；
项目中需要临时合作的一次性供应商，可填写《一次性合格供应商申请表》，经审批后进入《合格供应商录入单》。
③分包商管理:根据公司年度合格分包商名单，整理出符合格式要求的EXCEL表格；
在“基本信息维护”中导入分包商数据，并检查补充确认无误后，可录入“劳务管理”中的“合格分包商录入单”进行项目合作；
项目中需要临时配合的一次性分包商，也可以在填写“一次性分包申请表”并获得批准后，进入合格分包商进场单。
(注:确定为合格分包商并选择合作后，需要填写相应的《项目分包申请表》和《组建信息登记表》。)
④材料需求及采购:项目正式开始后，我们可以通过项目管理系统对材料进行管理和控制。
首先，在每个分部分项的月度物资需求计划中选择需要完成的分部分项，结合之前的预算数据，生成每个分部分项的月度物资需求计划。然后根据甲方/乙方信息分别生成甲方/乙方月度物资需求计划汇总表，根据此表生成计划进行采购
。这样就可以由系统通过采购计划的合理性和必要性来判断和控制采购，从而避免因预算不清而造成的按当时的需求进行采购，导致决算不清，重新补预算的情况。
⑤材料现场管理:材料管理是项目成本管理中最重要的部分，而材料管理中最重要的部分无疑是现场领料管理。在系统中，我们导入每个子项目的预算。由于预算中的材料编号和名称往往没有按照标准格式填写，直接生成材料数据可能会出现各种问题，导致系统管理混乱。因此，我们需要先对这些材料进行分类。
在“基本信息维护”中的“材料基本信息”界面，我们可以看到之前导入的预算中的材料和一个国标材料类别，只需拖拽各个预算中的材料进行分类即可。我们的调查发现，建筑商在一个项目中经常接触到的材料种类并不多，而且经常重复。但是每次填写都需要在庞大的素材库中寻找某一类素材。为此，我们为材料设计了“助记码”。在分类过程中，我们可以通过“助记码”来指定一个材料。在后续的操作中，我们只需输入一个助记码，就可以立即指定相应的物料，为物料的管理提供了很大的帮助，增加了系统的易用性。至此，物料维护已经完成。(注:物料分类完成后，可以自动正确生成物料管理中库存物料金额的出入库存放表。)今后现场材料的入库和出库只能通过填写能自动进行数据统计的系统表单来进行，如入库单(甲方/乙方提供)、领料单(已标价/未标价)、退货单等，严格掌握现场材料的使用情况。
从项目现场的信息来看，大部分项目在资料收集的管理上存在很多不足。大部分是因为预算不明确，对材料的获取缺乏控制。为了保持工程进度，只要收集到材料就会供应。当项目完成后，往往会发现花费了大量不必要的材料费用，材料购置计划就成了一个需要后期补充的统计证明。而工程施工人员自己往往会因为工作忙或者其他原因搁置这项工作，甚至有些材料是施工队准备好的领料单，交给施工人员签字。从管理的角度来看，这显然是有问题的。首先，建造师不可能同时清楚的记得累计领料数量，只有过账的时候才能查到。所以建造者每次使用都不会特别注意节约材料。反正每次挑都没有问题，不需要什么挑计划，合理用料。同时，问题发生后，项目经理很难解决，因为材料工程师不能总是对进出仓库的材料做出准确的汇总账目。
使用项目管理系统的主要目的之一是规范材料的收发。在每个物料收发的同时，实时记录和汇总数据。在使用的材料范围上也做了以下严格的控制。
首先必须在材料预算里。如果不是，可以在基本信息维护部分建立相应的物料类别关系，对物料进行分类。然后根据甲、乙供应材料的不同，将甲、乙供应的材料分发到仓库进行验收。【/br/】其次，在实际使用中，甲、乙双方分别填写各自的领料单进行领料，同时库存物料的数量也会发生相应的变化。因为这一切都是在系统中完成的，而且数据之间有绝对的对应关系，任何超出预算的领料都是不能进行的，除非经过专门审核，这就限制了领料数量的上限。由于月度需求计划的限制，建筑材料的精确数量控制相对严格。
再次，项目部材料管理人员的权限主要是项目部材料员的职责，施工员可以根据工程需要向材料员开领料单。系统中的所有权限都是由项目系统管理员分配的。一般情况下，系统会记录整个物料处理过程中每一次领料的数量和使用情况，项目经理只要浏览汇总数据，就可以知道项目的哪个环节出现了问题，并快速解决。同时，材料工程师可以更直观地了解材料库存和使用情况。遇到各种问题的时候，可以很容易的找到问题的原因，提醒项目经理。对于建设者来说，要求他们提前做好周密的安排，没有提高工作质量的计划就不能工作。否则，有些同样的工作需要不同的材料，这样他们就能发现工作中需要改进的地方，这对建设者的成长非常重要。项目管理系统就是帮助建设者不断解决问题，是一个发现问题、找到原因、纠正错误的循环过程。编辑整理考核
在“基本信息维护”中的“材料基本信息”界面，我们可以看到之前导入的预算中的材料和一个国标材料类别，只需拖拽各个预算中的材料进行分类即可。我们的调查发现，建筑商在一个项目中经常接触到的材料种类并不多，而且经常重复。但是每次填写都需要在庞大的素材库中寻找某一类素材。为此，我们为材料设计了“助记码”。在分类过程中，我们可以通过“助记码”来指定一个材料。在后续的操作中，我们只需输入一个助记码，就可以立即指定相应的物料，为物料的管理提供了很大的帮助，增加了系统的易用性。至此，物料维护已经完成。(注:物料分类完成后，可以自动正确生成物料管理中库存物料金额的出入库存放表。)今后现场材料的入库和出库只能通过填写能自动进行数据统计的系统表单来进行，如入库单(甲方/乙方提供)、领料单(已标价/未标价)、退货单等，严格掌握现场材料的使用情况。
从项目现场的信息来看，大部分项目在资料收集的管理上存在很多不足。大部分是因为预算不明确，对材料的获取缺乏控制。为了保持工程进度，只要收集到材料就会供应。当项目完成后，往往会发现花费了大量不必要的材料费用，材料购置计划就成了一个需要后期补充的统计证明。而工程施工人员自己往往会因为工作忙或者其他原因搁置这项工作，甚至有些材料是施工队准备好的领料单，交给施工人员签字。从管理的角度来看，这显然是有问题的。首先，建造师不可能同时清楚的记得累计领料数量，只有过账的时候才能查到。所以建造者每次使用都不会特别注意节约材料。反正每次挑都没有问题，不需要什么挑计划，合理用料。同时，问题发生后，项目经理很难解决，因为材料工程师不能总是对进出仓库的材料做出准确的汇总账目。
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使用项目管理系统的主要目的之一是规范材料的收发。在每个物料收发的同时，实时记录和汇总数据。在使用的材料范围上也做了以下严格的控制。
首先必须在材料预算里。如果不是，可以在基本信息维护部分建立相应的物料类别关系，对物料进行分类。然后根据甲、乙供应材料的不同，将甲、乙供应的材料分发到仓库进行验收。【/br/】其次，在实际使用中，甲、乙双方分别填写各自的领料单进行领料，同时库存物料的数量也会发生相应的变化。因为这一切都是在系统中完成的，而且数据之间有绝对的对应关系，任何超出预算的领料都是不能进行的，除非经过专门审核，这就限制了领料数量的上限。由于月度需求计划的限制，建筑材料的精确数量控制相对严格。
再次，项目部材料管理人员的权限主要是项目部材料员的职责，施工员可以根据工程需要向材料员开领料单。系统中的所有权限都是由项目系统管理员分配的。一般情况下，系统会记录整个物料处理过程中每一次领料的数量和使用情况，项目经理只要浏览汇总数据，就可以知道项目的哪个环节出现了问题，并快速解决。同时，材料工程师可以更直观地了解材料库存和使用情况。遇到各种问题的时候，可以很容易的找到问题的原因，提醒项目经理。对于建设者来说，要求他们提前做好周密的安排，没有提高工作质量的计划就不能工作。否则，有些同样的工作需要不同的材料，这样他们就能发现工作中需要改进的地方，这对建设者的成长非常重要。项目管理系统就是帮助建设者不断解决问题，是一个发现问题、找到原因、纠正错误的循环过程。