英文函电书写基本原则

英语信函写作的基本原则。礼貌

语言上要礼貌谦虚，及时回复也是礼貌。

例如:
非常感谢您5月20日的来信，很高兴给您寄去我们最新的目录。我们想提请你方注意我们在此所做的特殊报价。

你方将对所附最新目录第5页上的特别报价特别感兴趣，这是你方在5月20日来信中所要求的。

第二，体谅理解

写信的时候要时刻站在对方的角度考虑自己有什么需求，而不是从自己出发。你的语气对对方比较尊重。

例如:
“您支付现金时可获得2%的折扣。下个月我们会把宣传册寄给你。”总比“我们对现金付款给予2%的折扣”要好。我们这个月无法把宣传册寄给你。”

三。完整是完整的

商业信函应该概述所有必要的项目，如邀请函、时间和地点等。禁止发送含糊不清的信件。

四。清晰明了

意思很清楚，注意:

(一)避免用词错误:

例如:从香港到旧金山的轮船，我们每两月有直达航班。

这里双月是不明确的:它可以是一个月两次，也可以是两个月一次。所以读者很困惑，可以改写为:

1.我们每月有两次从香港到旧金山的直航。
2。我们每半个月有一次从香港到旧金山的直航。
3。我们有从香港到旧金山的直航。

(2)注意词语的放置:

例如:
1。这种产品我们只能供应10箱。
2。这种产品我们只能供应10箱。

前者具有两种以上商品的含义。

注意句子的结构:

例如:
1。对于你方5月20日来信中所要求的商品，我们已于昨日航空邮寄给你方5个样品。
2。对于你方5月20日来信中所要求的商品，我们已航寄5份样品。

第五，简明扼要

(一)避免废话:

比如:
1。我们希望确认收到你的来信...可以改成:我们感谢你的来信...
2。随函附上两份，请查收...可以改为:我们附上两份。...

(2)避免不必要的重复:

(3)短句和单词的使用:

随函附上->此时附上
->现在
由于->因为
一张金额为1000美元的汇票->一张金额为1000美元的汇票

不及物动词具体性

七。正确性就是正确