英文函电书写基本原则
英语信函写作的基本原则。礼貌
语言上要礼貌谦虚,及时回复也是礼貌。
例如:
非常感谢您5月20日的来信,很高兴给您寄去我们最新的目录。我们想提请你方注意我们在此所做的特殊报价。
你方将对所附最新目录第5页上的特别报价特别感兴趣,这是你方在5月20日来信中所要求的。
第二,体谅理解
写信的时候要时刻站在对方的角度考虑自己有什么需求,而不是从自己出发。你的语气对对方比较尊重。
例如:
“您支付现金时可获得2%的折扣。下个月我们会把宣传册寄给你。”总比“我们对现金付款给予2%的折扣”要好。我们这个月无法把宣传册寄给你。”
三。完整是完整的
商业信函应该概述所有必要的项目,如邀请函、时间和地点等。禁止发送含糊不清的信件。
四。清晰明了
意思很清楚,注意:
(一)避免用词错误:
例如:从香港到旧金山的轮船,我们每两月有直达航班。
这里双月是不明确的:它可以是一个月两次,也可以是两个月一次。所以读者很困惑,可以改写为:
1.我们每月有两次从香港到旧金山的直航。
2。我们每半个月有一次从香港到旧金山的直航。
3。我们有从香港到旧金山的直航。
(2)注意词语的放置:
例如:
1。这种产品我们只能供应10箱。
2。这种产品我们只能供应10箱。
前者具有两种以上商品的含义。
注意句子的结构:
例如:
1。对于你方5月20日来信中所要求的商品,我们已于昨日航空邮寄给你方5个样品。
2。对于你方5月20日来信中所要求的商品,我们已航寄5份样品。
第五,简明扼要
(一)避免废话:
比如:
1。我们希望确认收到你的来信...可以改成:我们感谢你的来信...
2。随函附上两份,请查收...可以改为:我们附上两份。...
(2)避免不必要的重复:
(3)短句和单词的使用:
随函附上->此时附上
->现在
由于->因为
一张金额为1000美元的汇票->一张金额为1000美元的汇票
不及物动词具体性
七。正确性就是正确
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