等级考试二级Access考点分析之数据库和表(5)

2.4操作表
考点13查找数据

在Access中，查找或替换所需数据的方法有很多种。无论是查找特定的值、记录还是一组记录，都可以通过滚动数据表或窗体，或者在“记录号”框中键入记录号来查找记录。
使用“查找”对话框，您可以查找特定的记录或字段中的某些值。当Access找到您要寻找的项目时，您可以在找到的记录中浏览。
通配符可用于“查找和替换”对话框，如表2-4所示。

注意:
(1)通配符专门用于文本数据类型，尽管有时它们也可以成功地用于其他数据类型。
(2)使用通配符搜索星号(*)、问号(？)、数字(#)、左方括号(()或减号(一)，搜索的项目必须放在方括号中。例如，要搜索问号，请输入[？]在查找对话框中。]符号。如果同时搜索减号和其他单词，请将减号放在方括号内所有字符的前面或后面(但是，如果有感叹号(！)，请将感叹号后的减号放在方括号内)。如果您正在搜索感叹号(！)或者右括号()，不需要放在方括号里。
(3)左右中括号必须放在下一层方括号([]])中，以便同时搜索一对左右中括号([])，否则Access会将此组合视为空字符串。
考点14替换数据

可以搜索所有一起出现的指定内容，或者一次搜索一个。如果要查找空值和空字符串，必须使用查找对话框进行查找，并逐个替换。
(1)在“窗体”视图或“数据表”视图中，选择要搜索的字段，除非要搜索所有字段(搜索单个字段比搜索整个数据表或窗体更快)。
(2)单击“编辑”菜单中的“替换”命令。
(3)请在“查找内容”框中输入您要查找的内容，然后在“替换为”框中输入您要替换的内容。
如果您不确切知道要查找什么，可以在“查找内容”框中使用通配符来指定要查找的内容。
(4)在“替换”对话框中，设置您想要使用的任何其他选项。有关更多选项，请单击“其他”。
(5)如果您想一次替换所有指定的内容，请单击“全部替换”按钮。
如果您想一次替换一个，请单击“查找下一个”按钮，然后单击“替换”按钮。如果您想跳过下一个并继续查找出现的内容，请点按“查找下一个”按钮。
考点15排序记录

排序记录时，不同的字段类型和排序规则是不同的。具体规则如下:
(1)英语按字母顺序排序，大小写一致。按A到Z升序排序，Z到A降序排序。
(2)汉字按拼音顺序排序，按A到Z升序排序，按Z到A降序排序
(3)数字按数字大小排序，从小到大升序排序，从大到小降序排序。
(4)日期和时间按升序排序，表示从较早的时间到较晚的时间；当使用降序排序时，它是指较晚的时间到较早的时间。
排序时，请注意以下几点:
(1)保存在“文本”字段中的数字将作为字符串而不是数值排序。因此，如果要按数字顺序排序，必须在较短的数字前面加零，这样所有的文本字符串都具有相同的长度。例如，对以下文本字符串“1”、“2”、“11”和“22”进行升序排序，结果将是“1”、“11”、“2”和“22”。只有一个数字的字符串必须以零开头才能正确排序:“01”、“02”、“11”和“22”。对于不包含空值的字段，另一种解决方案是使用V al函数对字符串的数值进行排序。例如，如果“年龄”列是包含数值的“文本”字段，请在“字段”单元格中指定V al([年龄])，只有在“排序”单元格中指定了排序顺序后，记录才会以正确的顺序排列。如果您只在文本字段中保存数字或日期，请考虑将表格的数据类型更改为数字、货币或日期/时间。这样，在对该字段进行排序时，数字或日期将按数字或日期顺序排序，不添加前导零。
(2)对字段进行升序排序时，任何带有空字段(包括空值)的记录都会列在列表的第一位。如果字段同时包含空值和空字符串，则包含空值的字段将显示在第一行，后面是空字符串。
16个考点的筛选记录

在Access中，可以使用四种方法来筛选记录:按选择筛选、按窗体筛选、输入筛选目标和高级筛选/排序。表、查询或表单筛选方法的比较见表2-5。