微软Office软件Word与Access数据交流技巧
Word和Access都是Microsoft Office软件包的一部分,两者关系密切。为了方便用户,下面介绍如何实现Word和Access之间的数据交换的方法:
1.在Word中使用Access数据
(1)将MicrosoftAccess表或查询的内容插入到原始Word文档中:
1.在Word文档中选择要插入表格或查询的位置。
2.工具栏,然后单击“数据库”以显示数据库工具栏,再单击“插入数据库”按钮。
3.在弹出的“数据库”窗口中点击“获取数据”按钮,在“打开数据源”的“文件类型”中选择“MSAccess数据库”。在“文件名”框中输入所需的MicrosoftAccess数据库的名称,然后单击“打开”按钮。
4.单击“表”或“查询”,然后选择所需的表或查询,最后单击“确定”按钮。
5.如果要选择记录、字段或它们的子集,并将其包含在Word表中,请单击“查询选项”按钮,选择所需的选项,然后单击“确定”按钮。
6.如果要自定义Word的表格格式,单击“表格自动套用格式”按钮,选择所需选项,然后单击“确定”按钮。
7.单击“插入数据”按钮,在“插入记录”下,选择要包含在Word表格中的记录。
8.如果要在源数据更改时更新Word表格中的数据,可以再次选中“将数据作为域插入”复选框,然后单击“确定”。
(2)将MicrosoftAccess数据输出到Word文档:
1.在MicrosoftAccess中,打开所需的数据库,然后打开数据库对象:表、查询、窗体或报表。
2.选择所需输出数据的行和列。
3.单击“文件”菜单中的“另存为/导出”命令。
4.选择“另存为外部文件或数据库”选项,然后单击“确定”按钮。
5.在“保存类型”框中,选择输出数据的格式:如果要创建原始数据格式的文档,请单击“RTF格式”;如果要创建一个普通的文本文件作为邮件合并数据源,请单击MicrosoftWord“合并文件”按钮。
6.在“文件名”框中,指定新文档的文件名。
7.如果您以RTF格式保存文档,并希望立即启动Word打开文档,请选中“自动启动”复选框。
8.如果要选择指定的数据行,请选择“选择”选项。
9.单击“导出”命令完成输出。
其次,将Word文本文件导入到MicrosoftAccess中
1.在Word中将文件保存为逗号分隔或制表符分隔的文本文件。
2.切换到MicrosoftAccess,然后打开一个新的或现有的数据库。
3.单击“数据库”窗口的“表”选项卡。
4.指向“文件”菜单中的“获取外部数据”命令,然后单击“导入”。
5.单击“文件类型”框中的“文本文件”命令。
6.在“文件名”框中,输入要导入的文本文件的名称。
7.单击“导入”命令。
8.按照“导入文本向导”对话框中的说明进行操作。
若要查看更多选项或修改指导项目(如字段分隔符),请在向导的第一个对话框中单击“高级”命令。如果要保存指定的项目,以便下次导入类似的文本文件时使用,请单击“另存为”命令。
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