建设工程合同管理的信息化

1建设项目合同管理信息化的必要性

由于建设项目和建设项目合同的特点，合同管理具有以下特点:

(1)由于建设项目是一个持续时间较长的渐进过程，相关的建设合同尤其是工程合同的生命周期较长。因此，合同管理必须从收到标书到完成合同。

(2)由于工程量大，合同价格高，合同管理对项目的经济效益影响很大。

(3)由于项目过程中内外部干扰事件多，合同变更频繁，风险大，合同执行必须根据变化的情况不断调整，这就要求合同管理具有动态性。在合同执行过程中，合同控制和合同变更管理极其重要。

(4)合同管理极其复杂繁琐，具有高度的准确性、严谨性和精密性。在项目实施过程中，与合同相关的文件和各种工程资料大量涌入。这些文件和资料必须在合同管理中获得、处理、使用和保存。

(5)由于合同中包含了项目的总体目标，合同管理在项目的进度控制、质量管理、成本管理中起着全面的协调和控制作用。它是项目管理的核心和灵魂。

由于合同管理的这些特点，单纯依靠人工管理费时费力，信息传递缓慢费时。特别是对于时效性强的索赔，未能在一定期限内提供所需资料将导致索赔无效。同时，索赔文件和说明材料数量众多，编制和审核费时费力，不能满足承包商参与国际市场竞争的要求。在信息技术飞速发展的今天，为了提高合同管理人员的工作效率，适应国际管理模式，有必要将现代先进的计算机技术应用到合同管理的日常工作中，建立一个方便实用的计算机管理网络，有效地提高项目管理水平，把索赔人和索赔档案管理人员从繁重的文件撰写和归档工作中解放出来，大大提高索赔工作效率。

2建立施工合同管理信息系统

2.1系统目标

(1)对各类建设项目签订的各类合同(如建设工程勘察设计合同、施工合同、监理合同、建筑材料采购合同等)进行全面、科学的管理。)，不仅可以快速处理合同中的各种信息，还可以输入新签合同的信息，对已签合同进行修改、销毁和查询。

(2)代替人工存储合同的相关条款和资料，把管理者从繁重的人工查阅方式中解放出来。

(3)满足建设项目动态管理的需要，实际发生的变化可以随时以合同的形式体现出来，便于快速解决合同管理过程中的一些纠纷和索赔。

(4)提供搜索各类合同条件(如FIDIC合同条件)和常用合同法律法规的功能，以及为管理人员快速撰写合同而设置的常用合同模板。

2.2系统功能

本系统的功能既相互联系又相互独立，是一个有机的整体。

(1)合同文档管理模块:收集、整理合同管理中形成的相关信息及其他与合同管理密切相关的信息，进行合同文档的搜索、查询，合同数据的录入、修改等。涉及的资料有:施工合同条款、谈判纪要和协议、双方权利义务的修改和澄清、招标项目中标通知书、招标文件、投标文件、工程量清单、标准规范及其他相关资料、技术要求等。补充合同子模块主要是指在合同执行过程中，由于工程变更等其他原因而新补充的，原合同文件中未涉及的合同文件。

(3)合同条款检索模块:可以检索各种合同条款，以监督合同的履行和实现。合同条款检索可以分为无条件检索和条件检索。无条件检索基于合同条款的自然顺序。条件检索是根据用户选择的条件进行搜索和查询。选择条件可以分为:子句检索、子句检索、关键字检索。

(4)合同管理模块:它主要涉及的数据是项目建设过程中有关项目质量、成本、进度的信息。分为合同执行控制子模块、合同变更管理子模块和索赔管理子模块。

合同执行控制子模块:主要分析和实现项目质量、成本、进度等信息的动态管理。，将合同执行结果与合同计划目标进行比较，找出两者之间的差异，及时调整合同执行计划。合同管理子模块:针对工程建设过程中频繁的合同变更，可以自动生成变更清单，计算变更费用，生成变更明细表，计算变更净值，以及变更与原合同的对照表，及时反映变更后总投资的变化。合同管理子模块:主要包括索赔证据管理、索赔认定管理、索赔计算管理、索赔文件管理和相关数据库管理等。，为管理人员提供与索赔相关的各类工程资料的收集、查询、处理、更新等相关服务，提供索赔意向通知、索赔报告、索赔计算等。

(5)其他系统模块:分为三个子模块:常用合同模板查询子模块、合同法律法规检索子模块和其他子模块。常用合同模板查询子模块的主要功能是随时搜索和调用各种合同格式模板，可以使合同生成方便、准确、快捷。合同法律法规检索子模块的主要功能是随时查阅国内与合同管理相关的各类现行子模块。主要功能是随时检索、查询、调用各种合同格式模板，使合同生成方便、准确、快捷。合同法律法规检索子模块的主要功能是随时查阅我国现行的与合同管理相关的各类合同法律法规；其他子模块是为了方便用户并允许他们添加自己的功能而开发的模块。