强化物资和下包管理，精确项目成本控制

【摘要】根据景泰电子(上海)有限公司发展中遇到的管理问题，提出了相应的解决方案和实施过程，并在实践中取得了良好的实际应用效果。
1应用背景
随着晶泰电子(上海)有限公司业务的增长，公司业绩逐步增长，企业规模不断扩大。公司业主涉及的领域也从原来的单一向多元化发展，项目分布也从原来的固定区域向全国甚至全球发展。然而，在企业快速成长的过程中，各种管理问题也随之而来。
1)随着新项目的不断增多，传统的项目管理方法已经不能满足新形势下的管理要求。各种管理问题不断涌现，需要更加科学的管理方法对项目进行精细化管理，在资源有效的情况下合理配置各种资源，对项目进行有效管理和控制。
2)随着项目规模的扩大，各个环节的管理效率显得不足。由于缺乏有效的监控和监督手段，项目业务处理效率无法满足新形势下的管理要求，直接影响了企业的健康发展。
3)由于施工现场的特殊性，现场的各种数据无法有效反馈，公司对项目实际情况的掌握严重滞后，无法及时有效地解决具体问题，导致管理的滞后。缺乏有效的管理工具来收集和分析各种项目数据，及时发现和解决问题。
4)新形势下的市场竞争要求企业对多项目的质量、进度、成本、分包等重要管理环节进行有效管理和控制。提高工程质量，降低工程成本，提高企业的市场竞争力。因此，要求各项目部的各个管理环节严格遵循公司的管理制度，防止违规操作，实现管理重复。
公司领导在反思公司存在的一系列问题后，决定采用计算机软件技术，以物资管理、外包管理等薄弱环节为突破口，带动公司整体项目管理和成本管理水平。经过多次考察调研，决定由上海文健为景泰电子提供软件定制、实施等服务。
2解决方案
整个系统以合同为主线，以资金为核心，以成本控制为目标，逐步控制项目的整体进度和成本，提高项目的质量，实现项目的高效运作。整个系统功能分为:合同管理、项目计划、进度管理、成本管理、质量管理、合同管理、资金管理、技术管理、设备管理、材料管理、项目信息等。
系统首先建立基础信息库，包括:材料信息库、设备信息库、专业工种、企业定额、合格供应商名单、工程信息库等基础数据库。在此基础上，生成各种业务数据，业务数据由项目级生成。公司各主管部门根据权限办理职责范围内的业务。管理层通过对基础数据的分析，对项目建设的各个环节进行监督，形成各种管控数据。数据按项目逐级汇总，为决策者提供决策依据。
整个系统采用B/S模式部署，企业应用部署在公司服务器上，所有项目管理部门和公司各部门通过浏览器模式登录系统，对项目计划、进度、成本、合同、材料、设备、人工等业务环节进行远程管理和控制。
1)建设项目进度控制体系以进度为主线，对项目的整体实施进行全面管理和控制。制定进度计划，分解施工的各个环节，按照施工过程的逻辑顺序进行合理安排。项目部实时进度填写并完成实物量的上报和审批，让企业实时掌握工程量的完成情况。通过对进度的实时监控和对关键项目进度计划的验证，达到进度管理和控制的目的。在WBS的基础上制定资源计划，结合进度计划分配各种资源。根据项目进度，分析各个项目的资源占用和闲置情况，合理分配资源，提高资源效率。2)施工项目成本控制。通过成本控制模块，将各业务模块中的项目成本核算审批点整合到一个统一的控制平台中。在这个平台中，成本预算数据和成本计划数据可以随时调用，成本分析模块的数据可以作为审批的依据。系统控制每一笔费用都会自动检查是否有对应的预算收入，支出是否大于收入，预算是否缺失，是否实时。
3)合同管理系统管理原始信息(包括评标文件、工程量清单、合同价格信息)和过程信息(如合同变更信息、补充信息、执行情况等。)统一管理各种合同、分包合同、劳动合同、采购合同、租赁合同、技术服务合同等总承包合同，还管理合同计量、合同支付、合同计算、合同。
4)资金管理对合同、分包、材料采购等需求进行管理，控制项目资金的使用，按照合同和进度支付项目资金。
5)供应商管理管理供应商档案，建立供应商审批机制，在过程中对供应商进行审核和评估，降低物资供应风险。
6)材料管理实现工程材料的计划管理、招标采购管理、材料到货检验、出入库管理、限额领料的管理，控制采购、库存、消耗。
7)分包管理实现项目分包范围的申报和审核，分包队伍的初审和选择，建立分包项目比价系统，降低分包风险。
8)质量管理是依据国家标准和IS09001质量标准，确立项目质量目标，建立质量标准，处理质量事项，从而达到项目质量控制的目的。
9)安全管理根据国家、地方和企业标准处理安全事务，确立安全目标，处理安全事务，减少安全事故的发生。
10)竣工管理实现项目竣工的处理和竣工资料的归档。3实施流程
根据景泰电子有限公司的现状，采用三步走的实施方法:整体规划、磨合运行、二次开发。【/br/】1)总体规划为了保证项目的顺利实施，需要根据企业的现状来确定总体目标，而不是一味的求优。只有根据企业的实际情况规划出能够满足企业自身发展要求的信息系统，才能保证信息化的顺利实施和成功应用。为此，对景泰电子公司的决策层、管理层和执行层进行了充分的调查。在调研的基础上，参考各方面专家的意见，形成了总体规划方案。双方对整体规划反复论证和质疑，从宏观战略的实施到企业的微观管理，从项目的开工到项目的竣工，充分讨论每一个细节。最后，确立最终的总体规划方案。
2)磨合上海文健在双方前期调研需求和总体规划方案的基础上，对景泰电子项目管理平台进行了详细的规划、设计、开发和测试。
开发的软件系统真的能达到前期确定的总体目标吗？能否满足企业管理的要求？如何解决员工如何真正应用等一系列问题？为此提出了磨合试用的思想，即通过试用，找出系统存在的问题，然后进行二次开发解决问题，让用户用起来得心应手，真正为企业信息化量身定制。并展开了一系列工作:数据整理、数据导入和验证、培训、软件系统调试等。
3)在二次开发试用过程中，收集不同部门、不同岗位的反馈建议，汇总后提交给双方的实施团队。对问题逐一分析论证，最终形成二次开发的问题清单。
经过二次开发，系统再次提交。此时的软件系统从宏观和微观两个角度都符合景泰的管理要求，是经过实践验证的、经得起考验的、有大规模推广应用的、符合客户最终要求的软件系统。
4应用效果
1)解决分散操作与集中管理的矛盾
由于工程企业的特殊性，远程操作、集中管理是工程企业独有的管理特点。通过这个项目管理平台，项目各级管理人员可以在统一共享的信息平台上办公，按照规定的流程办理业务，从而提高工作效率，加强过程控制。平台数据高度集成并实时交付。管理者能够及时发现管理过程中的问题，采取相应的管理措施和手段，及时应对，快速决策。
2)提高项目成本管理水平
整个系统以成本控制为目标，将项目的施工图预算、施工预算、目标制造成本、实际成本贯穿于整个项目成本管理过程，并按分部分项工程逐步分解细化。系统通过定额获取和预算控制的手段，找出节约成本的原因，实时掌握项目的盈亏情况，控制项目的成本，保证项目的利润。
3)加强物资管理水平。
对于主营业务为厂房设备安装的景泰电子来说，材料成本占了工程成本的大部分。同时，由于安装业务的特殊性，对工程中材料的综合要求比较高，材料型号的一个错误就能对整个工程造成很大的影响。因此，加强物资管理水平是景泰电子项目管理的重要抓手。通过文健项目管理系统的应用，控制采购过程，加强计划控制和消耗控制，加强库存管理，实现工程材料的科学管理，控制材料成本。
4)严格控制资金管理程序
项目成本的发生将是项目资金支出的最终表现。因此，在项目实施过程中，根据合同和预算，项目资金审批应与项目合同和预算相结合，从而控制项目的进程。每一笔支付都要依据相应的合同和预算，才能支付资金，做到收入大于支出，从而降低项目的资金风险。
5)提高分包的管理水平
对于工程项目的施工，由于各种专业条件的限制，景泰电子往往以分包的方式完成项目的施工。项目通过项目管理系统，可以提高对承包项目的进度、质量、结算和支付的管理，提高承包合同的履约率，降低承包风险，保证项目的顺利完成。
6)提高项目风险的控制能力
系统根据约定的参数自动进行预警，及时采取有效措施，将风险控制在萌芽状态，提高企业识别和控制项目风险的能力。