浅谈如何搞好建筑施工企业的投标工作

[摘 要]随着我国社会主义市场经济逐渐成熟,建筑市场的招标投标工作也取得了稳步、有序、深入的发展，投标工作对于建筑施工企业而言成了重中之重的工作。投标工作是个系统工程，企业的各项工作相辅相成、互相关联，要搞好投标工作，企业就要投入一定的精良装备，用好人才，抓好关键工作，理顺同招标人及有关单位、人员之间的关系，严格按照招标文件的要求编好投标文件，分析市场行情和竞争环境，做好投标报价决策，同时还要做好施工生产工作和企业的其他工作。
[关键词]市场经济、竞争、投标、投入要素、注意事项、理顺关系、关键工作、系统工程
随着我国改革开放工作的不断深入与强化，具有中国特色的社会主义市场经济也逐步形成和日臻成熟；随着我国加入WTO，我国的建筑市场已逐步全方位开放。
市场经济强调的是资源合理配置，优化组合，适者生存。我国目前现实的建筑市场则是僧多粥少，而市场每年的交易量是有限的，拿到工程的企业只能是一小部分。据南京市场近三年的招标投标资料显示，只有25%的队伍干了市场90%的工作量，大部分建筑队伍常年没有什么活干，建筑市场的竞争空前激烈。
一、 投标工作对建筑施工企业的重要性
自1984年以来，我国推行工程建设招投标制已经有了17年的历史，《中华人民共和国招标投标法》也于2000年1月1日起施行。建设工程实施招投标制，使我国工程项目的承发包发生了质的变化。我国的招标投标工作取得了稳步、有序、深入的发展，可以说一个公开、公平、公正的建筑市场正在逐步形成。对于建筑施工企业来说，施工生产任务的获得主要是通过投标的渠道来获取的。据对广西冶金建设公司2000年至2003年上半年统计，通过投标渠道获取的施工合同份额按造价计分别达到94.68%、97.02%、98.67%、97.33%，详见表1。
表1：广西冶金建设公司合同情况统计表
年 份 签署合同 通过投标渠道获得合同 通过投标渠道获得合同所占比例
总份数（份） 总造价(万元) 份数（份） 造价（万元） 份数（百分比） 造价（百分比）
2000年 165 23500 118 22249 71.52% 94.68%
2001年 248 32200 207 31242 83.47% 97.02%
2002年 497 36181 441 35698 88.73% 98.67%
2003上半年 371 18614 340 18117 91.64% 97.33%
由此可见，投标工作做得好与坏、中标率的高与低，直接关系到建筑施工企业的经济效益和生存问题。
二、建筑施工企业投标工作的程序
前期工作：
获取建设项目信息
投标报名
资格预审阶段：
购买资格预审文件
编制资格预审文件
不合格
审核
合格
递交资格预审文件
评审（评审小组） 未通过 结束
编制投标文件阶段： 通过
购买招标文件及领取施工图纸
熟悉招标文件及施工图纸
现场踏勘
标前会
编制投标文件
投标报决策
不合格
审核
合格
装订、盖章、密封
递交投标文件
开标阶段：
开标会
评标（评标小组）
答辩
公布评标结果（评标小组） 不中标 结 束
后期工作：中标
领取中标通知书
做好合同谈判准备
三、 要搞好投标工作，就要抓好两个方面的投入要素
1、人才
人在生产力诸要素中是首要和起决定性作用的因素，其他要素的功能都要由人来发挥。由于投标工作的内容，决定了从事投标工作的人员需要四种基本人才：编制投标预算书的人才、编制施工组织设计的人才、编制投标文件其他资料的人才、投标报价分析决策人才。由于投标工作具有其特殊性、预知性、精确性、针对性、科学性、技术性、经验性、时效性、保密性、严格性等，决定了从事投标工作的人员必须具备良好的知识素质、业务素质、身体素质以及奉献精神、高尚的职业道德。
第一、编制投标预算书和施工组织设计的人员要有具备各相关专业的人才，如土建专业、安装专业、市政专业、园林专业、水利电力专业、公路交通专业等等。
第二、从事投标工作的人员要熟知本专业的知识，要具备良好的知识素质，能快速地学习、了解、接受新知识，能及时地了解、掌握本专业新动态。
第三、从事投标工作的人员必须能熟练地应用电脑进行操作相关业务软件，如各专业预算软件、制图软件、文字编辑软件、电子表格等等；科技高速发达的今天，电脑已经成为人们工作、生活中不可缺少的基本工具，今后几年内，招标、投标、评标、定标工作即将在internet网上进行和完成；因此，掌握必要的电脑应用知识是对从事投标工作的人员的基本要求。
第四、由于投标工作具有预知性、精确性、针对性、科学性、技术性，所以从事投标工作的人员要具备一定的工作经验和良好的业务素质。
第五、由于具有时效性，所以投标工作经常需要加班加点，甚至通宵达旦；这就要求从事投标工作的人员要具备良好的身体素质和奉献精神。
第六、从事投标工作的人员要对本企业的情况了如指掌以及对市场环境有充分的认识和深入的了解。只有做到这一点，方能做到“知己知彼，百战不殆”。
第七、从事投标工作的人员要具备较强的社交活动能力和沟通能力。
第八、由于投标工作具有严格的时效性和报价决策的高度保密性，从事投标工作的人员必须具有高度的责任感、奉献精神和高尚的职业道德，这一点至关重要。
建筑施工单位要搞好投标工作，抓好人才要素是根本。
2、装备
古语说“巧妇难为无米之炊”，建筑施工企业要想将投标工作做好，必须要投入一定的精良“装备”，包括硬件方面和软件方面。
⑴硬件方面
据目前的建筑市场环境和要求，必要的硬件投入有：各种定额、工具书、电脑、打印机、复印机、传真机、装订成套设备、办公室等。各种定额及工具书要齐备；电脑人手一台，能上网，以及配备适量的手提电脑，这样便于异地投标工作方便及提高工作效率；打印机的规格（能打印A4、A3纸）、型号（针式、喷墨、激光）、数量要够用，因为不同的招标单位对投标文件的打印质量有不同的要求，如广西水利电力厅在招标文件中明确要求投标文件要用喷墨或激光打印机打印；由于市场竞争激烈，投标文件外观形象是给评委的第一感官印象，所以投标文件的复印质量、装订质量、封面的美观程度都要求有较好的复印机、装订成套设备（订书机、装订机、切纸机等）；投标工作是一个需要保密的工作，需要有一个良好的办公环境，不被一般的人或别有用心的人“打扰”，有专门用于报价决策的办公室或会议室，办公室有空调，使编制投标文件的工作人员不受冷热天气影响，能长时间坐在办公室专心工作；由于投标工作流动性比较大，经常要与招标单位沟通、购买文件、参加标前会议、现场踏勘、开标会议、递交文件等，有一辆投标专用车。
⑵软件方面
有了精良的硬件，就要有配套的软件。有了电脑，相应的应用软件就要配置，如土建专业、安装专业、市政专业、公路专业、水利专业等预算工程量清单软件，Office 2000 办公系列软件，制图软件AutoCAD、CAXA电子图板，数据库管理软件FoxPro. ，投标施工组织设计编制软件，投标平面布置图软件，投标网络图软件等。更为重要是，要有一定的经营活动资金。
四、在投标的过程中，各阶段要注意的一些事项
按招投标法规定，投标时间不少于20天，实际上，业主安排的编标时间往往在7～30天。要把投标工作做好，在投标过程的各个阶段要注意一些事项。
1、前期工作阶段
在获取建设工程信息后，应及时与业主取得联系，通过各种渠道向业主展示本企业的实力，与业主搞好关系，让业主在编制资格预审文件和招标文件评分办法时，尽量倾向于本企业。
2、资格预审阶段
编制资格预审申请书时，一定要针对资格预审文件的要求进行编制。本阶段仍要与业主加强联系、沟通，尤其是业主权利很大时（如业主有权在所有资格预审合格的单位中选择7家参加投标），可以邀请业主参观、考察本企业及类似工程业绩，方能资格预审过关有望。
3、编制投标文件阶段
在领取招标文件和图纸后，要立即组织有关人员熟悉、研究招标文件和施工图纸，对疑问要进行记录、收集，以便在标前会上向招标方提问。同时对评分办法也要进行研究，若发现有显失公平且对己不利的地方，要及时向招标方、招标办及建设主管部门提出，或者联合其他“受害”兄弟单位一起联名上书，争取消除不利因素。
其次，根据评分办法，若是无标底招标，那么预算编制人员一定要认真、仔细地预测、核算本企业施工成本，这是一项非常繁琐的工作。除了了解、掌握、核算本企业的施工定额价外，还要对市场材料价进行认真、仔细地查核，同时还要对未来施工期间的材料价格进行市场预测；若是有标底招标，那么就要按照招标文件规定的定额和费率计算预算造价，要和招标标底计算保持一致。预算书编制完成以后一定要互相检查、审核，尽可能使预算造价精确。
第三，编制投标施工组织设计时，一定要仔细踏勘现场，了解清楚计划开工时现场及周边环境情况。编写施工方案、施工方法时，不要照搬照抄施工规范，要分析该项目的工程特点，施工重点是什么，施工难点是什么，施工方法、措施及进度要有针对性、可行性、科学性、合理性。施工组织设计编制完要让施工经验丰富的工程师审核。
第四，编制投标文件资料时，一定要严格按照招标文件的要求的顺序及内容去做，按照评分办法去编制，因为评委是严格按照招标文件及评分办法来评标的。一定要区分清楚“商务标”和“技术标”内容，因为不同的地方、不同的招标人对此要求不一样，稍一疏忽就会导致废标或少分。投标文件的份数、签署、装订、密封一定要按照招标文件的要求去做，否则废标。
第五，在领取招标文件、现场踏勘、开标前会时，要了解、掌握有哪些其他投标单位或竞争对手。搞清楚有哪些竞争对手后，根据评分办法，可以逐一查清他们的企业硬件分以及他们之间有无联合串标、围标情况。
第六，在做投标报价决策时，一定要根据评分办法，做好分析和测算工作。要分析自己的预算、本企业的实力，测算业主标底，分析竞争对手情况以及竞争对手会做出怎样的报价决策，然后根据不同的分析情况，结合历史经验以及商业情报，本企业相应的该做出如何报价。最后在几种情况中，择优做出最终报价决策。做投标报价决策时一定要做好保密工作，否则商业秘密就会被竞争对手窃取，前功尽弃，一败涂地。
第七，递交投标文件一定要留有足够时间，提前送达。要派两人或两人以上送交标书，以备突发事件发生时，一人处理突发事件，另一人可以继续将标书送达。
4、开标阶段
开标之前，要根据招标文件要求及评分办法，将须核验的原件备齐；若要求答辩，事先要准备好答辩大纲；若公布出来的评分结果与我们自己所测算的结果有误差，要勇敢地提出来，进行质疑。
5、后期工作阶段
若不中标，要及时将投标保证金从招标人处要回，尽量减少损失；若中标，要随时和招标人保持联系，及时知道中标结果在公示期间有无质疑，若有，要及时做出处理，想尽办法安全地拿到中标通知书。
五、 要搞好投标工作，在投标过程中，要理顺五个方面的关系
1、要理顺同业主之间的关系
从联系工程项目开始，直至评标结束，如无非常之必要，绝不要得罪业主。相反，时时刻刻都要想尽办法，通过各种渠道，如邀请业主考察、参观企业本部及类似工程业绩，和业主进行沟通，搞好关系。因为在评标、定标过程中，在符合“游戏规则”及不违法的前提下，业主的意见是决定性的、至关重要的。
2、要理顺同代理招标单位之间的关系
业主在没有能力、没有资格进行自主招标时，往往都会委托一家代理单位进行代理招标。代理招标单位虽然不是业主，但他编制招标标底（若是有标底招标），在整个招标过程中，他可以指出投标单位存在的任何错误或失误，当然他也可以不指出。因此，我们必须要和代理招标单位搞好关系，在一定的程度上，我们还可以获得至关重要的商业情报。
3、要理顺同评委之间的关系
评委是专家，三分之二以上是从专家库里随机抽取出来的（三分之一以下由业主单位派出）。同评委搞好关系，的途径是，编制出好的、高质量的标书。标书的排版、复印、装订、封面设计得美观与否直接影响到评委的直觉，当然内容编制得好坏与否是关键。
4、要理顺同内部编标人员的关系
投标工作具有其特殊性，任何一个小小的疏忽或错漏，都有极大可能导致废标，全功尽弃。编标人员长期处于高度紧张的状态中，容易产生惯性思维，容易出错，若同时投几个标，容易搞混淆。所以，在工作不忙的情况下，要尽量适当安排休息。要经常培养从事投标的工作人员的责任感和职业道德。如果投标人员没有责任感和职业道德，那么企业投标工作无法开展，商业机密无密可言，企业的竞争能力也将大打折扣。
5、要理顺同其他投标单位之间的关系
其他投标单位，既是竞争对手，又是难兄难弟，有时还可以成为一个战壕的战友。既要“联合”之，又要“防”之，更要“踩”之，偶尔“援助”之。毕竟，市场是无情的，竞争是残酷的，一个标只有一个中标单位。
六、 在投标过程中，要抓好以下几个关键工作
1、要同招标人搞好关系
无论是业主还是招标代理单位，同他们搞好关系，是投标过程中关键工作之一，也是获取关键商业情报主要途径。
2、施工组织设计的编制
施工组织设计编制得水平如何，直接体现建筑施工单位技术水平的高低、施工经验是否丰富，直接影响是否中标。施工组织设计的编制是投标工作中的关键工作之一。
3、投标预算书的编制
投标预算书是投标报价决策的根本依据，投标预算书编制得精确与否，也直接体现建筑施工单位的水平的高低、施工经验的丰富与否，直接影响到是否中标。投标预算书的编制是投标工作中最关键的工作之一。
4、投标报价决策
投标报价决策是整个投标工作中最精华部分，体现了投标人的智慧和综合实力。投标报价决策的英明与否，也直接影响到是否中标。投标报价决策也是投标工作中最关键的工作之一。
七、要搞好投标工作，企业要做好施工生产及其他方面的工作
投标工作是一个系统工程，同企业的施工生产以及其他工作相辅相成、互相关联。投标工作做不好，中标率就低，施工生产的任务就缺少，就有很多人员下岗、待岗，经济效益就差，就影响到企业所有其他的工作；同样，施工生产上不去，进度滞后，质量差，安全事故多，企业其他工作做不好，就会导致企业信誉、业绩差，影响到企业投标，中标率就低。相反，投标工作做得好，中标率就高，施工生产任务就饱满，若管理得好，经济效益就好，企业的其他工作就容易做好；同样，施工生产工作做得好，施工质量好，优良率高，无安全事故，企业其他工作做得好，企业的信誉、业绩就好，投标就可以加分，业主就会对我们放心、满意，就容易中标，中标率就高。
综上所述，要搞好建筑施工企业的投标工作，就要投入一定的精良装备，用好人才，抓好关键工作，理顺同招标人及有关单位、人员之间的关系，严格按招标文件的要求编好投标文件，分析市场行情和竞争环境，做好投标报价决策，同时还要做好施工生产工作和企业的其他工作。
【参考文献】
[1] 杨洋：《谈工程招标投标中的若干关系》；《建筑经济》2003.5，P61～63。
[2] 徐国强：《论中标法与我国的建筑市场环境》；《建筑经济》2003.7，P35～36。
[3] 李前进、李明、林延杰：《价值工程在工程项目评标中的应用》；《价值工程》2002.5，P35～36。